La relevancia del mapa mental en las 5S digitales

Siempre insistimos en que las 5S digitales, aunque traen consigo el apellido «digital», en esencia exigen un trabajo de organización, de análisis, de reflexión tanto sobre lo general como lo particular. Las primeras etapas de la metodología nos obligan a proponer un árbol de contenidos que refleje la operativa de trabajo para la que buscamos ser más eficientes. Supone, además, un esfuerzo por comprender el sentido del trabajo y qué demandas de gestión de información implica. No es lo mismo disponer de una visión holística de las actividades que andar perdido en un punto concreto del proceso sin comprender de dónde venimos y a dónde vamos. Las 5S digitales necesitan que las personas entiendan lo que hacen y por qué lo hacen. Esta es la mejor receta para caminar en la senda de la mejora continua.

Como decía, al comenzar un proyecto de 5S digitales se suele pasar por un momento crítico: hay que retomar el control sobre la marabunta de información que manejamos. Cada cual sabe hasta dónde convive con su propio Diógenes digital y no es fácil creer que seremos capaces de darle la vuelta. Por eso necesitamos una doble perspectiva: global y particular. La visión global nos ayuda a encontrar el sentido lógico de lo que hacemos, nos ubica en un mapa que sirve para recuperar la confianza en saber el terreno que pisamos. Por su parte, centrarnos en lo particular presenta una gran ventaja: nos permite iniciar el camino de la mejora a sabiendas de que, acotado un proyecto piloto, podemos conseguir resultados a corto-medio plazo.

Hay muchas herramientas para elaborar el mapa mental. Yo probaría siempre con versiones de prueba antes de decidirse en serio por una. Incluso hay ocasiones en que las mismas versiones de prueba pueden proporcionar suficientes funcionalidades si lo que buscas es una herramienta sencilla que te permita visualizar cuál es el diseño adecuado de tu árbol de contenidos. A partir de mi (limitada) experiencia, te pueden servir XMind, GoConqr o Miro (son las dos que yo utilizo). Lo que sí le pediría a la herramienta es que te permita navegar por la estructura abriendo y cerrando cada nodo de forma ágil. La versión de prueba de XMind, por ejemplo, sirve a las mil maravillas.

Creo que traducir la complejidad de la información (digital casi al 100% en mi caso) a un mapa mental es una forma de obligarnos a movernos entre lo general y lo particular. Si, además, está implicado un equipo de trabajo, este primer paso es, si cabe, más relevante. Cuando una persona nueva se incorpora es muy importante que entienda que hay una lógica de trabajo. La navegación por una estructura de contenidos que nos sumrge en carpetas y subcarpetas conlleva el riesgo de que nos perdamos en las profundidades de un mar tenebroso. Por eso necesitamos activar el hemisferio derecho de nuestro cerebro y buscar imágenes globales que den sentido a esa actividad concreta que vamos a llevar a cabo. Sí, puede que sea una simple tarea, pero mejor si adquiere sentido porque está vinculada a una secuencia lógica global.

Soy consciente de que la tecnología nos llama a la puerta para que deleguemos en ella buena parte de la estructuración a la que hago alusión en este artículo. Cada cual tiene que decidir hasta dónde interviene con sus propias competencias y hasta dónde deja que la tecnología guíe sus pasos. Para mí, el error está en pensar que con las herramientas de búsqueda disponibles hoy en día no hace falta dominar la lógica de las taxonomías. No es cuestión de volverse talibán, pero es más que evidente que un sobredimensionamiento del rol que asignamos a la tecnología implica pérdida de ciertas competencias. Hay que decidir si compensa o no.

Además, estos árboles de contenidos tienen que estar presente en la reflexión cotidiana de un equipo de trabajo. ¿Por qué? Porque van a sufrir modificaciones a lo largo del tiempo. Nadie puede pensar hoy en día que el árbol que defina ahora le va a servir para dentro de dos años. Termino esta reflexión con el mapa mental que refleja mi estructura de contenidos. Es muy particular porque aunque se circunscribe sobre todo a lo profesional, veréis que da cabida a algunas otras cosas que os pueden llamar la atención. Quizá en algún otro artículo la explique. El mapa mental, como se puede apreciar, no dibuja solo cajas estancas sino que establece conexiones entre los contenidos.

En fin, este primer mapa mental es uno de los cimientos básicos cuando queremos aplicar las 5S digitales. Si está bien dibujado y refleja el consenso del equipo de personas implicado, creedme que supone un gran paso para la humanidad 😉

Imagen destacada del post: Biljana Jovanovic en Pixabay.