Me temo que la carrera por ser más eficientes está desbocada y hay que volver a la casilla cero para comenzar con la pregunta fundamental: ¿de verdad lo que haces es lo que deberías hacer? Por supuesto, la respuesta no es fácil porque cada cual navegamos en circunstancias diferentes y muchas veces no tenemos la visión necesaria (o los galones) para decidir. Lo que sí tengo claro es que buscar la máxima eficiencia no tiene sentido alguno si lo que estás haciendo no es lo que debes. Ya lo dijo hace muchísimo tiempo el colega Drucker: «No hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto.»
Dicho esto, ¿por qué mucho de lo que hacemos no deberíamos estar haciéndolo? Tiene que ver, por una parte, con la capacidad o no de acceder a recursos (muchos de ellos tecnológicos en el mundo en que vivimos) y a personas, pero también con nuestra natural tendencia a hacer aquello que simplemente nos gusta hacer. ¿Por qué he redactado como pregunta en el título del artículo lo que quizá entendáis que debería ser una simple afirmación? Porque hay veces en que sí, reconozcámoslo, necesitamos hacer lo que no debemos. Puede ser cuestión de transgredir o, como decía, simple cuestión de aceptar parte de ilógica en que, como humanos, vivimos. No todo va a ser racionalidad y análisis coste/beneficio. Ni mucho menos. Somos personas más complejas que todo eso.
Sin embargo, dicho lo anterior, sí que creo que una buena parte de mejorar nuestra productividad tiene que ver con repasar qué hacemos y qué no hacemos. Como diría mi madre, lo primero es lo primero. Antes de pensar en eficiencia, hay un ejercicio previo indispensable. Conviene hacer un mapa en el aparezcamos no solo nosotros, sino también otras personas con las que interactuamos y con las que hay que repartir balones.
Desplazar una actividad de una persona a otra no suele ser tarea fácil. ¿Por qué? Por detrás de muchas incoherencias actúan patrones de comportamiento que tienen que ver con el statu quo y con las zonas de confort. Soy de los que piensan que redistribuir actividades es un ejercicio fundamental porque necesitamos «trabajar de forma reflexiva sobre el propio trabajo», algo de lo que escribió mucho y bien, por cierto, Rafael Echeverría en La empresa emergente. Hoy el trabajo es la consencuencia de la interacción entre distintas personas. El óptimo local no suele ser el óptimo global. De ahí lo pertinente de pararse a ver qué hace cada cuál y por qué no tiene sentido (solo) el análisis individual.
Cuando decía antes que admito eso de «hacer lo que no debes» sé que en parte tiene que ver con encontrar, por ejemplo, tareas que nos relajan. Y aquí no queda sino reconocernos en plena diversidad: lo que a mí me relaja puede que sea puro disgusto para otra persona. Por ejemplo, a mí me gusta repasar algunas hojas de cálculo en las que hago seguimiento de diversas cuestiones y con las que me embobo tratando de dejarlas con la mejor apariencia y con una disposición de los datos cuasiperfecta. En otro orden de cosas, también me embobo buscando utilidades que hagan mi trabajo más eficiente, trasteando aquí y allá y empleando más tiempo del que sería deseable. Pero lo hago a gusto.
Este ejercicio de pararse al principio y repasar lo que uno hace y lo que hacen sus vecinas y vecinos tiene, además, otra gran ventaja: te proporciona mucha mejor perspectiva sobre el trabajo en general. Para mí es fundamental sentir que controlo la globalidad. Me refiero a ese mapa mental que me proporciona una visión global sobre lo que tengo entre manos. Necesito entender lo global para trabajar mejor en lo particular. Por eso me gusta pensar que este ejercicio que os propongo antes de empezar a hablar de productividad es básico.
También, para ser sincero, no creo que esté descubriendo nada nuevo. José Miguel Bolívar y sus colaboradores en GTD seguro que lo trabajan con mucho más método que yo. Lo que no sé es cuál su percepción después de tantos proyectos a sus espaldas: ¿la eficiencia suele cabalgar a lomos de actividades que no deberíamos estar haciendo?, ¿pecamos, entonces, de falta de efectividad? Conste que la respuesta no debe ser fácil porque la respuesta no puede estar en quien ayude a mejorar la productividad personal. Esta responsabilidad inicial recae en cada una de las personas que se pone manos a obra a mejorar su productividad: ¿estoy haciendo lo que tengo que hacer?
2 comentarios
La efectividad es la combinación de eficacia y eficiencia. La eficacia tiene que ver precisamente con lo que comentas, con hacer las cosas correctas, entendiendo como «correctas» las que tienen más sentido para ti desde una perspectiva global (propósito, principios, valores, metas, objetivos, responsabilidades, etc.).
Lo que en GTD se llama «perspectiva» tiene que ver en gran parte con esto de la eficacia. Es un conjunto de buenas prácticas que permite integrar diversos enfoques, desde los más estratégicos a los más operativos, para ganar claridad sobre qué hacer y qué no, qué hacer primero y que dejar para después, que hacer tú y qué delegar, etc.
En un mundo en el que —por sistema— siempre hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, tan importante o más que lo que haces es lo que decides no hacer.
Ya lo decía el maestro Drucker, «Priorizar es fácil. Eso lo hace cualquiera. Lo realmente difícil es «posteriorizar», es decir, decidir qué no vas a hacer y saber ser fiel a esa decisión».
El problema aquí, como dice David Allen, es que «solo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces». Algo mucho más difícil de lo que puede parecer a simple vista si no cuentas con la sistemática adecuada para ello. Probablemente por eso le cueste tanto a la gente decidir qué no hacer.
Abrazos!
Disculpa, José Miguel. Tenía este comentario tuyo sin contestar. Buenos argumentos para explicar por qué parece que falta tanta asertividad en la gente. Quizá también tenga que ver con esta sociedad que parece presionar para que todo sea para ya. Los tiempos para pensar se van reduciendo… y de ahí que hacer todo lo que a uno le llega pueda ser una simple consecuencia.