¿Por qué comenzar con un proyecto piloto en 5S digitales?

by Julen

Las 5S digitales son una metodología que debe conseguir resultados. Estamos hablando de no perder tiempo al no encontrar ese documento que sabes que tienes, pero que no consigues localizar en tu maraña de ficheros. Hablamos también de conocer el contenido de un fichero sin necesidad de abrirlo porque la identificación de documentos y carpetas sigue un patrón común, descriptivo y robusto, consensuado por el equipo. Hablamos, en definitiva, de una lógica de funcionamiento con tu documentación digital, sean documentos, correos electrónicos, carpetas o cualquier otro elemento que se mueve a base de bites.

A partir de la experiencia de tantas y tantas implantaciones de proyectos de 5S digitales, creo que el mayor problema al que la gente se suele enfrentar para abordar la mejora es la sensación de que «todo» conforma una especie de magma ingobernable. Suele ocurrir que se ha traspasado una frontera en la que cuesta más ordenar que convivir con ese caos en el que, más o menos, ya me arreglo (siempre puedes encontrar investigaciones avalar este enfoque). El todo es de tal dimensión que parece imposible abordarlo para ganar en eficiencia. ¿Pues qué queréis que os diga? Que sí, que comparto esa visión: cambiar el todo me parece una labor digna de Sísifo. Mil veces que te pongas con ello, mil veces que volverás al punto de partida. Cada veaz con menos ánimo, cada vez con más desesperación.

Esta es la razón fundamental por la que la metodología de las 5S digitales (al igual que lo hace la de las 5S físicas) te propone comenzar con un proyecto piloto. Si al principio decía que necesitamos resultados, nada mejor que acotar un área en la que vamos a trabajar con la intención de conseguirlos en un plazo que no vaya mucho más allá de tres meses. Queremos que te convenzas de que la metodología puede ayudarte a hacer las cosas mejor. Pero, claro, no podemos conseguir un cambio radical global en tres meses. Somos más humildes: queremos que pruebes con algo que sí, te requerirá esfuerzo, pero que es manejable y que te permitirá ver hasta qué punto esta sistemática de trabajo te es útil.

El problema, en el fondo, cuando el sistema de organización de la documentación digital se ha vuelto caótico, es de actitud. Y me temo que un plazo tan corto como tres meses puede que no sea suficiente para que cambiemos las actitudes. Sin embargo, si somos capaces de sentir en nuestras propias carnes la mejora, es posible que comencemos a creer que se puede trabajar de otra manera. Por eso importa comenzar por un proyecto piloto. Y, ojo, no cualquier proyecto piloto, sino uno en el que las condiciones de partida hagan que sea probable el éxito. Siempre lo decimos: éxito lleva a éxito y fracaso a fracaso.

Así pues, el proyecto piloto debe cumplir ciertas condiciones:

  • Dimensión adecuada. Puede tomarse un proceso o un departamento funcional por ejemplo. Hay que tener en cuenta el volumen de información que se maneja y las características que tiene. La información, además de voluminosa, si es compleja (en cuanto al proceso o por su contenido) requerirá más dedicación de análisis. Por otra parte, si mucha gente tiene que tener acceso a la información que se va a analizar, esto también complica el proyecto de implantación. Hay que recordar que buscamos una implantación piloto para aprender a usar la metodología; no pretendemos resolver “todo el problema de manejo de información” de nuestra empresa.
  • Actividad representativa. El área debe ser representativa de las actividades a las que se dedica la organización, para que pueda servir más fácilmente de ejemplo en el futuro, pero, cuidado, tampoco debe ser algo considerado “cuello de botella” en la organización.
  • Estable. Conviene que el área no vaya a sufrir transformaciones importantes (modificación de procesos, compra de nuevo software, cambios de personal…) ni durante la implantación ni en el periodo de tiempo inmediato posterior.
  • Personas receptivas. Mejor si las personas del área son receptivas a cambios y manifiestan buena predisposición para tomar parte en este proyecto. Nos interesa que luego puedan describir posteriormente su experiencia con entusiasmo al resto de la organización.
  • Potencial de mejora. Quizá es obvio, pero el área elegida debe presentar un claro potencial de lograr mejoras significativas. Tampoco conviene comenzar por aquello en lo que se observa un desastre descomunal. Sí, queremos mejorar, pero cuidado con elegir lo más complicado.

Con una sonrisa en los labios, a veces suelo decir que no importa que hagamos un poco de trampa con el proyecto piloto: prefiero un proyecto humilde en el que la probabilidad de éxito sea alta y no un proyecto «fundamental» y de grandes dimensiones en el que la probabilidad de fracaso es alta. Insisto: necesitamos resultados y los necesitamos rápido. Nadie cree en una metodología que no se traduzca en mejoras evidentes. Las 5S digitales intentan caminar esta dirección.

Imagen de www_slon_pics en Pixabay.

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1 comentario

La relevancia del mapa mental en las 5S digitales – Consultoría artesana en red 30/10/2020 - 06:19

[…] presenta una gran ventaja: nos permite iniciar el camino de la mejora a sabiendas de que, acotado un proyecto piloto, podemos conseguir resultados a corto-medio […]

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