¿Qué conseguimos con las 5S digitales?
Por si no has oído hablar de esta metodología: las 5S digitales persiguen organizar mejor tu entorno de trabajo digital para que ganes en productividad, tanto tú como tu equipo. Traducimos las enseñanzas de las 5S tradicionales, de aplicación en entornos físicos a la realidad digital de hoy en día. Esto quiere decir que seguimos criterios lean, de simplificar flujos de trabajo y practicar nuestro particular lema: «menos es más».
¿Cómo enfocamos estos programas?
El próximo día 9 de abril arrancamos un nuevo curso de 5S digitales en formato online. Será un otro programa KnowInn de la mano de Euskalit. Eso significa «aprender haciendo». El objetivo es implantar la metodología en un área piloto. Esta es la forma con la que llevamos trabajando desde hace años: nada de «saberse» solo la teoría. No, lo que importa es aprender a través de una implantación concreta. Por eso, a las personas que se matriculan se les solicita que identifiquen cuál será ese proyecto piloto en la que trabajarán.
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Esta característica es común a los programas de 5S físicas. En taller u oficinas trabajamos de la misma manera: el aprendizaje se lleva a cabo a través de implantar la metodología en una zona. Así, cada organización interioriza la metodología, ve pros y contras, estima la dedicación real que puede llevarle y evalúa los resultados que consigue. Todo ello en un período de tiempo en torno a los 2-3 meses.
Incluimos implantación en un área piloto
A fin de decidir cuál es el área que se va a abordar ofrecemos unas guías que ayudan a elegir bien. Esta decisión es importante. Siempre decimos que «éxito conduce a éxito y fracaso a fracaso». La primera experiencia con las 5S digitales debe resultar fructífera. En general, son cinco las características que requerimos en la zona en la que se va a trabajar:
- Dimensión adecuada. Buscamos una implantación piloto para aprender a usar la metodología; no pretendemos resolver “todo el problema de manejo de información” de nuestra empresa.
- Actividad representativa. Que el área sea representativa de las actividades a las que se dedica la organización, para que pueda servir más fácilmente de ejemplo en el futuro.
- Estable. Que el área no vaya a sufrir transformaciones relevantes (modificación de procesos, compra de nuevo software, cambios de personal…) ni durante la implantación ni en el periodo de tiempo inmediato posterior.
- Personas receptivas. Necesitamos buena predisposición para tomar parte en este proyecto y que puedan describir posteriormente su experiencia con entusiasmo al resto de la organización.
- Potencial de mejora. Que el área presente un claro potencial de lograr mejoras significativas.
En 2-3 meses obtenemos resultados
El programa se estructura tal como se refleja en la imagen adjunta. Son seis sesiones online grupales en las fechas que podéis ver, con otras cuatro de seguimiento individual con cada organización para ayudar en la implantación del proyecto. Todo este proceso es online vía Teams aunque, si hiciera falta, podrían organizarse contactos directos. Además, hay que realizar dos tests previos a la primera y a la segunda sesión grupal online. Esto es así porque no queremos emplear tiempo en las sesiones explicando teoría, sino que están pensadas para resolver dudas y poner en común los aprendizajes a partir de las distintas experiencias de implantación.
Con una web de soporte para la metodología
Toda la metodología estará a tu disposición en un sitio web que incluye las plantillas necesarias para ir avanzando en la implantación y que, además, vamos actualizando a partir de lo que aprendemos con cada organización. En fin, ya sabes, si quieres «sobrevivir» al diógenes digital y a la infoxicación en que vivimos, este puede ser un buen antídoto.
Anímate, la inscripción está abierta. Te esperamos para trabajar juntos en la mejora de vuestra efectividad en los entornos digitales. Poca broma 😉