De vez en cuando, no sabe uno muy bien por qué, surge cierta magia en un proyecto de consultoría. Si esto sucede en varios proyectos al mismo tiempo se te queda una medio sonrisa en los labios que agunta varios días. Me acaba de suceder con un proyecto que terminamos ayer de los que se canalizan a través de los programas KnownInn de 5S digitales de Euskalit. La satisfacción es mayor si cabe porque ha sido el primero que hemos realizado con un diseño online al completo. Así que hoy me toca parar un poco la sala de máquinas y reflexionar sobre lo que ha pasado.
Lo primero que debo decir de estos programas KnowInn es que dependen sobre todo de quienes se han matriculado. No puedo ni debo asignarme méritos que no me corresponden. Cuando una organización se matricula para implantar un proyecto de 5S digitales lo hace, entiendo, a partir de la necesidad que percibe: quiere mejorar la forma en que organiza su documentación digital. Siempre digo que no hay mejor predictor de éxito que la autenticidad de esa sensación: necesito cambiar. Ahí radica que la nave acabe llegando a buen puerto.
En este programa KnowInn teníamos, como suele ser habitual, diversidad. Teníamos inscritos nueve proyectos. En este caso, curiosamente, no había ninguno de ámbito industrial. Tres procedían de la Diputación Foral de Gipuzkoa, uno del Ayuntamiento de Donostia-San Sebastián, otro de la Diputación Foral de Álava, dos de Osakidetza, uno de la SPRI y otro más del ámbito educativo. Ayer hicieron las presentaciones finales de los resultados conseguidos. Fue a través de la última de las seis sesiones grupales que hemos llevado a cabo a través de Google Meet. Y yo, ya lo dejé claro en esta última sesión, encantado de escuchar lo que estaban explicando.
Es cierto que este programa me ha llevado una dedicación mucho mayor que los que hacíamos en el formato presencial. Además de colocar todo el contenido a través de un Site de Google y de ir acompañando los proyectos con una serie de reuniones de seguimiento (cuatro por cada uno de ellos), ha habido que ir agregando nuevos contenidos a medida que encontrábamos casuísticas particulares. La metodología de las 5S digitales nos obliga a renovar los materiales de consulta debido al incesante cambio en las tecnologías (algo de lo que hablábamos ayer, por cierto). Así que hay que reconocer que sí, que, modestia aparte, le he dedicado un esfuerzo considerable a este programa. Bien a gusto, quede claro.
Desde que tenemos en marcha los programas KnowInn de 5S digitales creo que nunca me había encontrado con este nivel de implantación en los proyectos piloto. Además, cada cual ha reunido circunstancias particulares que los han hecho especialmente interesantes. A modo de ejemplo puedo destacar:
- Un caso en el que una persona que se jubila, junto con otra de su misma organización, consensúan una estructura de información especialmente completa para que sirva como guía a partir de ahora cuando haya que organizar una exposición (hablamos de un centro cultural).
- Una migración de un servidor local a Google Drive en un centro educativo… en el que se comienza por dar ejemplo desde dirección y, por tanto, se propone una estructura de información para el equipo directivo.
- Un trabajo específico con una aplicación para trabajar con expedientes administrativos digitalizados al cien por cien en el que incluso se ha diseñado un generador de códigos mediante una tabla dinámica en Excel a fin de facilitar el trabajo.
- Una sistemática de subida de documentación a una Intranet en Sharepoint que incluye codificación de documentos y criterios para evitar duplicados.
- Un proyecto muy ambicioso (con implicación de la jefatura de servicio) para reorganizar el árbol de contenidos que ha usado XMind, una herramienta de mapas mentales, a fin de facilitar la comprensión global de lo que se estaba proponiendo.
En fin, no hago la relación completa, pero créedme que los otros proyectos también han demostrado su particular contribución a la eficiencia y productividad del trabajo en equipo. También hay que decir que en muchos casos falta por mejorar la colaboración con los respectivos departamentos TIC. Estos proyectos piloto suelen surgir de la necesidad de ser más eficientes en la forma en que tratamos con la información en soporte digital. En origen, por tanto, no viene del departamento TIC, sino de las personas usuarias, pero es evidente que necesitamos conocimiento y galones desde quienes son responsables de las tecnologías.
Como primera experiencia de formación online cien por cien me doy por más que satisfecho. Quizá, como decía, no haya dependido tanto de mí, sino de quienes se han matriculado. En algunos casos la dedicación ha sido muy destacable. Cuando, de acuerdo con la metodología, se hace la presentación de resultados se suele recomendar indicar las horas de dedicación. No hay trampa: quien presenta buenos resultados le ha dedicado tiempo. La relación causa-efecto es muy sólida.
Los proyectos de 5S digitales tienen, además, otra gran ventaja: nos hacen aprender. Yo me veo más como coordinador y con un rol de dar pistas para que cada proyecto busque su propia esencia. En el camino voy encontrando retos que hay que resolver y eso normalmente estimula. Sí, da trabajo extra, pero es evidente que me hace aprender.
Hoy cerramos un segundo programa KnowInn de 5S digitales. Hemos llevado dos en paralelo con 17 proyectos en total. Venan Llona ha estado también ahí para echar un cable, aunque su carga de trabajo le ha limitado para implicarse más. Pero siempre he sentido el aliento (en positivo) ahí detrás. Aprovecho para desearle desde aquí que vaya mejorando después de un problemilla de salud que ha tenido. Seguro que él también ha aprendido. No solo de los proyectos de 5S digitales. Esto es lo que importa: toca avanzar y hay que hacerlo con criterio, suave suave. Seguimos en ello. Hoy tocaba compartir una buena experiencia de consultoría. Quizá más adelante haga un balance más «técnico». De momento, en parte al menos, se trataba de darnos el típico azucarillo de autoestima 🙂
Imagen de Jo Wiggijo en Pixabay.