El canvas de las 5S digitales

Siempre decimos que con cada implantación de 5S digitales aprendemos. Aprendemos de las ideas que comparten las personas que están trabajando por mejorar sus entornos de trabajo digitales para ser más productivas, eficientes y eficaces. Aprendemos porque nos obliga a buscar soluciones a nuevas casuísticas ya que, aunque la base metodológica es la misma, cada proyecto nos enfrenta a situaciones únicas. Aprendemos porque nos hace hurgar en lo que la tecnología nos puede ofrecer a medida que los sistemas operativos evolucionan. Aprendemos, en definitiva, porque cada proyecto termina por ser único.

Estamos ya cerca de haber asesorado en 200 implantaciones a través, en gran parte, de los programas KnowInn de Euskalit. También, por supuesto, de otros programas, como los que organizamos de la mano de Enpresa Digitala y más en concreto de BIC Araba (ahora el 25 de junio comenzamos otro taller, esta vez de 9 horas y por primera vez en formato online 100%). Los proyectos de implantación y la necesidad de llevarlos a cabo en modalidad online, como los dos KnowInn que ahora mismo tenemos en marcha con Euskalit, nos han exigido profundizar más si cabe en la metodología. En la actualidad los proyectos se apoyan en un sitio web que alberga toda la documentación necesaria para implantar las 5S digitales.

Como consecuencia de todo lo anterior, os presentamos el canvas de las 5S digitales, una herramienta que resume la forma en que implantar las 5S digitales. Parte de un cimiento fundamental: el lanzamiento del proyecto. Antes de comenzar la implantación conviene seleccionar adecuadamente la zona piloto en la que se va a trabajar, así como las personas que estarán implicadas: el equipo, profesionales del área TIC y alguien que facilite el proceso con responsabilidad en el área piloto en la que vamos a trabajar. Tendremos que hacer la «foto» de la situación inicial porque deberemos demostrar al finalizar que hemos mejorado y, como recomendación básica, convendrá hacer una copia de seguridad de toda la información digital para trabajar con la tranquilidad de que podemos eliminar lo que queramos. El lanzamiento exige también afinar con el calendario (en torno a los 3 meses con una dedicación de 50 horas/persona) e informar de que empieza el baile 😉

El canvas presenta las 5S en tres peldaños porque 1S y 2S, así como 3S y 4S, se lanzan, respectivamente, en paralelo. Partimos de una 1S que nos requiere eliminar todo aquello que no necesitamos de acuerdo con unos criterios acordados acerca de qué es necesario y qué es innecesario. Por supuesto, surgen dudas y para eso disponemos de la jaula, el lugar en el que contendremos a las fieras, esos contenidos digitales que dan guerra. Por su parte, la 2S nos obliga a definir la estructura lógica del árbol de contenidos. Un mapa mental nos vendrá bien para dibujar la estructura de ese árbol que luego habrá que analizar bloque por bloque de acuerdo con una plantilla que se facilita en el proceso de trabajo. El segundo pilar de esta 2S lo constituye la identificación inequívoca de los contenidos digitales: un nombre para cada cosa, cada cosa con su nombre. Será muy importante acertar con las codificaciones y las nomenclaturas que hagan sencillo saber cuál es el contenido de un fichero sin necesidad de abrirlo.

El siguiente peldaño del canvas lo constituyen la 3S y la 4S. Si bien en las 5S físicas, la 3S es una fase claramente operativa y que no apunta tanto al mantenimiento, en 5S digitales adquiere ya un tono de contribuir a que el proyecto aguante el paso del tiempo. Hay que tener en cuenta que la 1S y la 2S son las fases de «diseño» mientras que las tres siguientes apuntan más al «mantenimiento«, que es el gran reto en estos proyectos. Un buen diseño a veces no asegura un buen mantenimiento. Por eso la 3S nos pide identificar focos de suciedad (procesos o lugares en los que se genera gran cantidad de contenido digital o en una forma difícil de controlar) y focos de riesgo (la seguridad es uno de los grandes objetivos de las 5S digitales). Por su parte, la 4S, ya de lleno mirando al mantenimiento, nos propone introducir elementos visuales que ayuden a que los estándares se cumplan, así como activar alertas para detectar rápidamente cuándo hay incumplimientos. Para llevar adelante estas dos siguientes fases de la metodología, 3S y 4S, se utiliza una segunda plantilla.

Finalmente vemos la 5S en lo alto de la escalera y tiene su razón de ser. Es la gran fase para asegurar que incorporamos nuevos hábitos –más eficientes– en la gestión de la documentación digital. Mediante una tercera plantilla tendremos que identificar qué aspectos queremos revisar, cada cuánto tiempo lo haremos, cómo generaremos un indicador global de 5S digitales y listaremos las acciones que se deriven de las revisiones periódicas que se realicen. Además, la metodología propone un breve guion para redactar una guía operativa que sirva para explicar (sobre todo pensando en una persona que llega nueva a trabajar) cómo se trabaja en esta zona con la metodología de las 5S digitales. Como podéis deducir, buscamos afianzar las nuevas conductas; de ahí que también solicitemos definir una serie de píldoras formativas para que todo el equipo disponga de las competencias digitales necesarias. El proyecto termina con una presentación de resultados que compara la situación de partida con lo que se ha conseguido con las 5S digitales y propone la forma en que extender la metodología a otras áreas. Aunque decimos termina, en realidad el sistema propone una revisión permanente a través de las auditorías de 5S digitales; de ahí que el canvas lo refleje con esas flechas que vuelven a la 1S y a la 2S.

Este canvas es solo una parte de la revisión metodológica en la que estamos inmersos. Es algo que no tiene fin, evidentemente, porque la evolución de la tecnología nos obliga a incorporar nuevas soluciones. No obstante, la metodología, en su mayor parte, es un reto organizativo y no tanto tecnológico. Lo primero es lo primero y mal haríamos si queremos encontrar en la tecnología la solución a lo que es claramente una cuestión de estructura mental y de análisis en profundidad de los procesos de trabajo. Soluciones tecnológicas las tenemos a cientos. Quizá en exceso. El bosque de la tecnología a veces bloquea porque nos ciega con tanto remedio sanador. La feria del software de productividad vende elixires de dudosa eficacia. Por eso hay que particularizar el proyecto, por eso aprendemos con cada implantación. Una vez dentro de ella sí que podremos encontrar ayuda tecnológica, pero cuidado con poner al carro por delante de los bueyes.

Las 5S digitales se pueden utilizar para diferentes propósitos. Por poner unos ejemplos, puede servir para organizar una zona común de trabajo, para estructurar los contenidos de una Intranet, para mejor la gestión documental en torno a un proceso, para concretar la forma en que gestionamos la información alrededor de un proyecto o para repensar cómo usamos el correo electrónico. Cualquier situación que exija mejorar la manera en que gestionamos la documentación digital es susceptible de utilizar la metodología de las 5S digitales. Insistimos: primero es la organización, luego la tecnología.