Mis 10 trucos favoritos de 5S digitales

Son ya unos cuantos años de trabajar con la metodología de las 5S digitales. A medida que ayudamos a implantar proyectos en muy distintas organizaciones (centros educativos, empresas industriales o de servicios, administración pública) vamos aprendiendo cosas nuevas. Si bien la metodología «obliga» a recorrer una serie de pasos y de ello se pudiera deducir que los proyectos se parecen como gotas de agua, no siempre es así. Cada cual va aterrizando la metodología y terminar por encontrar determinados recursos que le aportan un valor especial. Es lo que trato de compartir con este post. Después de más de 150 proyectos mentorizados para implantar las 5S digitales, aquí va mi top ten de trucos favoritos (en un entorno de Windows 10). Sí, aplicados a mi caso particular en la consultoría artesana.

1. Escritorio vacío y bandeja de entrada vacía. No podría trabajar de otra forma. Ya lo expliqué no hace mucho: es un «vicio» al que no puedo renunciar.
2. Lo que uso más frecuentemente tiene que estar a un clic. Disponer la barra de tareas con aquellas herramientas, carpetas o ficheros que uso a menudo me proporciona sensación de control sobre mi entorno de trabajo. De igual forma anclo al acceso rápido en una ventana del explorador las carpetas que más uso.
3. Otra opción para acercar a un solo clic tareas repetitivas es personalizar el menú contextual. Uso Easy Contex Menu para tener a mano acciones como: cambiar el icono de una carpeta, firmar digitalmente un documento, cambiar una fotografía a un tamaño predeterminado por defecto (ImageResizer) o renombrar de forma masiva documentos (con PowerRename o LupasRename, por ejemplo).
4. Me gusta listar de vez en cuando todo lo que tengo en una carpeta. Es muy fácil crear un fichero Excel con todo el contenido ordenado en columnas. Si habilitas la opción «Copiar contenido de carpeta en forma de lista» en el menú contextual de una carpeta con Easy Context Menu, lo tendrás a un golpe de clic.
5. En proyectos complejos, con un considerable volumen de información, me gusta crear a primer nivel un fichero que suelo denominar «Maestro» con lo considero fundamental. En mi caso suele ser una hoja de cálculo con varias pestañas.
6. Soy de los que trabaja con la ofimática organizando contenidos a través de estilos que me permiten navegar de forma ágil por los documentos (y da igual su extensión, créedme) o a través de pestañas si se trata de una hoja de cálculo.
7. Tengo mi sistema de codificación para la denominación de los proyectos y distingo la forma en que los organizo cuando están abiertos (dos dígitos para año y dos para mes por delante del cliente y el nombre del proyecto abreviado) y cuando están cerrados (pasan a bloques temáticos).
8. Si manejo documentación en una unidad de red (explorador de Windows) y también en entorno web (Drive, OneDrive o el que sea), me gusta crear accesos directos a ficheros o carpetas importantes mediante accesos directos a las URLs correspondientes. Vamos, que en el mismo entorno puedo abrir ficheros que estén en una unidad de red o en la nube.
9. Cuando un correo es importante prefiero llevarlo a mi árbol de contenidos del proyecto en cuestión, junto con el resto de ficheros y carpetas. Nada de que se quede a vivir en el correo; lo prefiero junto al resto de la documentación digital en su carpeta correspondiente. Traducido: los imprimo como PDF (a veces solo el texto que me interesa) o copio/pego el texto en un Word. Eso sí, llevan una codificación especial para saber que es un correo.
10. Y, claro, soy de lo que tiene agrupadas las diferentes aplicaciones de 5S digitales en un grupo en el menú inicio. Conforman mi pequeña navaja suiza para mantener a raya la tendencia natural al caos que acompaña a la documentación digital.

Pues estos son a día de hoy mis 10 trucos para manejarme a gusto en mi actual entorno digital de trabajo. Hay más y soy consciente de que van cambiando con el paso del tiempo. Las tecnologías evolucionan y lo que hoy hacemos de una forma mañana será de otra. Lo que me importa es encontrar esa forma fácil de hacer el trabajo, sabiendo que soy yo quien «domina» la tecnología y no al revés. En fin, cada cual con sus manías 😉

Imagen de annca en Pixabay.