Eficiencia: bandeja de entrada de correo y escritorio físico y digital vacíos

Hace ya años que trabajo con escritorio vacío y con bandeja de entrada de correo electrónico también vacía. Reconozco que para mi particular gobernanza de lo que tengo o no que hacer, esta liberación es importante. Intento evitar el agobio de ver que a mi alrededor empiezan a acumularse fragmentos de información. Algo parecido me pasa con mi escritorio físico. En mi mesa de trabajo rara vez nunca se me amontonan papeles. Ahora mismo, por ejemplo, no hay ninguno. Supongo que es actitud y a mí me sirve. Habrá a quien no. Pero voy a intentar justificar por qué lo hago.

Quizá antes de nada deba decir que una vez que has puesto el piloto automático, todo es más fácil. Echa un vistazo a este artículo de José Miguel Bolívar. Si has conseguido que este trabajo liberador lo haga el sistema 1 –en términos de Kahneman– todo rueda mejor. En mí es una tendencia natural. No hace falta que esté pesiguiendo el escritorio y la bandeja de entrada del correo. Sé que su estado por defecto es quedar limpios. Me es útil; así que no queda sino ser coherente y de paso dar ejemplo cuando nos toca impartir algún curso o implantar algún proyecto.

Menos es más. No necesito sentir que hay un montón de cosas pendientes por abordar. Ya sé dónde están, en sus correspondientes listas, esperando que las revise cuando corresponda. La bandeja de entrada de correo vacía suele llamar mucho la atención, pero su gestión me parece muy sencilla. Para mí el correo es quizá el principal elemento alrededor del cual se organiza mi trabajo. Esta es una reflexión que conviene que te hagas. Perfectamente pudiera ser que no fuera tu caso. Para mí, en la medida en que se configura como el gran generador de actividad, necesita una gestión activa. Nada de dejar para luego lo que puedas hacer ahora. Pero la tecnología lo puede hacer por ti.

La bandeja de entrada queda vacía porque todo correo va a algún lado. Sí, por supuesto, puede ir a la papelera. Muchos van ahí. Si se repite la acción con cierta frecuencia, habrá que conseguir que no vuelvan a llegar. O, si no, que no vuelvan a pasar por la bandeja de entrada. Supongo que ya estás adivinando que el correo electrónico necesita (en mi caso gmail) filtros y etiquetas. Sin ellas no somos nadie. Cada correo debe tener su destino y cuanto más ágil sea este proceso, mejor. Así que las automatizaciones son bienvenidas.

Por detrás de la bandeja de entrada hay todo un sistema de gestión: etiquetas para proyectos en curso, para las cosas de la universidad, para gestiones administrativas o para asuntos personales. También hay correos marcados con estrellas para tenerlos a un golpe de clic porque requieren una acción a corto plazo. Y, como decía, todo esto, hasta donde sea posible, debe rodar por un completo sistema de filtros que hacen que cada correo vaya a su sitio. Y ese sitio definitivo no es, nunca, la bandeja de entrada.

Mi escritorio digital también está vacío en un 95% del tiempo. Solo veo la papelera. Claro que puede haber momentos de tránsito en los que haya dejado algo en esta particular mesa de trabajo. Pero, al igual que pasa en la mesa física, será cuestión de minutos. La mesa no es lugar para almacenar nada; el escritorio digital tampoco. Lo mismo que decía del correo se aplica al escritorio: cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa. Si los correos electrónicos tienen su destino, los ficheros no escapan a esa lógica. No tiene sentido guardar un fichero en la mesa de trabajo. Para eso disponemos de una estructura de carpetas, ¿no? Además esa estructura debe reflejar de forma meridianamente clara la lógica del proceso de trabajo.

A estas alturas de partido entiendo que no son sino hábitos. Mis rutinas le parecerán marcianadas a ciertas personas que se sienten productivas trabajando de otra manera. En mis talleres de 5S, tanto físicas digitales, suelo hacer alusión a dos autores con best sellers en las librerías: Tim Hardford y Marie Kondo. Cada cual argumenta hacia destinos opuestos: uno proclama las virtudes del desorden y otra defiende una cultura personal de orden para buscar la paz con nosotras mismas. Que nadie diga que no hay donde elegir. Una cosa y su contraria.

De todo esto que comento, lo principal es sentirse a gusto y trabajar sintiéndote eficiente. Eso sí, hasta donde le concedas importancia. Yo necesito cierta paz y el vacío de mi escritorio digital, de mi mesa de trabajo y de mi bandeja de entrada de correo me ayudan. ¿Te animas a probarlo?

Imagen de PublicDomainPictures en Pixabay.