La ofimática de toda la vida al rescate de nuestra productividad

En algunos proyectos de 5S digitales, además de trabajar en la creación de estructuras lógicas para ubicar la documentación digital y de dedicar un tiempo a consensuar la forma en que identificar carpetas y ficheros, nos paramos a pensar también cómo son los documentos que creamos con nuestro procesador de textos o con la hoja de cálculo. Sí, como tantas otras veces, descendemos a las nociones más básicas, esas que dábamos por supuestas y que la experiencia se empeña en demostrar que de eso nada de nada. Créedme que una parte de nuestra productividad en el entorno de trabajo digital pasa por usar bien la ofimática de toda la vida.

Piensa en un equipo directivo que trabaja con un volumen importante de documentación que procede de cada una de las áreas que están representadas en él. Las reuniones se organizan a través de un flujo de correos electrónicos (sí, ya sé que estás pensando que debería ser de otra manera, pero la realidad es la realidad) en los que se cruzan informaciones relevantes. Cada una de esas reuniones pasa por un laborioso trabajo de preparación en la que hay que perseguir fragmentos de información que se reconectan en el momento preciso (presencial o virtual) en que tiene lugar.

¿Qué tiene que ver esto con un documento ofimático de toda la vida creado con el procesador de textos? Pues muy sencillo: quizá convenga generar un documento con títulos de dos o tres niveles para navegar de forma ágil (el «navegador» de Libre Office o el «panel de navegación» de Word). Y ya puestos, por ejemplo, ¿por qué no redactar un acta única en vez de un documento por cada una de las actas? Así pues, según la estructura del documento que generemos el número de ficheros se reduce y simplificamos el árbol de contenidos. ¿Por qué no un documento organizado con estilos para incluir todas las actas del equipo directivo y localizar de manera más ágil la información que se necesitara? Eso sí, un documento de más volumen exige un formateado limpio que facilite navegar por él.

Algo muy similar se puede decir de Excel. Ya, todos sabemos que un «libro» se organiza en «hojas». Cada una de esas pestañas es un apartado del fichero. ¿Tiene sentido pensar en un documento que contenga varias pestañas en vez de crear ficheros más sencillos? Cuando ves las hojas de cálculo que se reparten dentro de una determinada carpeta, ¿podríamos hacer las cosas más fáciles y reducir el número de ficheros porque repensamos cómo se organiza la información en pestañas de nuestras hojas de cálculo? Y ya puestos, ¿generamos tablas dinámicas para facilitar el análisis de la información?

Cuando reflexionamos sobre estos asuntos, estamos dando vueltas a nuestra eficiencia. Sí, son aspectos básicos que tienen que ver con la forma en que trabajamos con la ofimática de toda la vida. Las 5S digitales nos ayudan a caer en la cuenta de que nos falta un buen trecho en cuanto a competencias digitales básicas. Ya sé que hoy en día tenemos a nuestra disposición un auténtico arsenal de aplicaciones para el trabajo en equipo y la gestión de flujos de información, pero también es cierto que estas propuestas muchas veces parten del mal uso de otras herramientas de las que ya disponemos. Enseguida tenemos la tentación de pasarnos a esas otras formas más cool. Ahora bien, tú verás hasta dónde quieres caer por el precipicio del exceso al que suelen llevar muchas de esas herramientas.

Hablo de ofimática de toda la vida y creo que, en realidad, de lo debería hablar es de asertividad. Cada vez me parece más importante decir que no a nuevas propuestas tecnológicas. ¿Teníamos ya las herramientas para trabajar con eficiencia y productividad y, sencillamente, no las estábamos utilizando como debíamos? Las 5S digitales te obligan a volver a la casilla cero del juego de la oca. En un entorno digital de trabajo infoxicado hasta límites insospechados las 5S digitales te van a cuestionar en lo básico: ¿a qué deberías decir que no?, ¿cómo puedes extraer valor de lo que ya tienes?, ¿de qué forma menos es más? Al final, no hay duda de que perseguimos una actitud: la información es la materia prima con la que construyes tu productividad personal y la de tu equipo. No puedes delegar en las herramientas lo que compete a tu propia organización y tus competencias.

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