Por qué no uso GTD

Nota aclaratoria.- Este artículo para nada pretende poner en cuestión la utilidad de GTD como técnica para ganar en efectividad personal, sino explicarme ante un caso concreto. Me han pedido organizar un par de sesiones de trabajo en torno a 5SD/GTD y lo primero que he dicho es que no puedo hacerlo porque yo no practico GTD.

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Siempre he pensado que tenemos que hacer las cosas bien y que, además, no debemos emplear un tiempo innecesario en aquello que no merezca la pena. Nuestras madres seguro que nos han dicho más de una vez que lo mismo cuesta hacer las cosas bien que hacerlas mal. Es sabiduría popular. Si te pones manos a la obra con algo, procura hacerlo lo mejor que sepas, ¿no? Claro que en el entorno laboral la presión por hacer más en menos tiempo, o sea, por reducir los costes, es una constante. No hay forma de escapar.

Lo primero que debo decir es que no uso GTD porque conocí primero las 5S y me sirvieron, primero en lo físico y luego en lo digital, para organizar mi actividad. Tengo que decir también que no he profundizado lo suficiente en GTD. Sí, claro que conozco de sobra lo que propone, pero como no lo practico, no he tenido la oportunidad de hurgar en la metodología. En ese sentido, pasa lo mismo con las 5S digitales, no sirve con saberse la teoría; o la aplicas o no pasas de pantalla. Lo siento. Mi lectura fundamental de GTD es el post semanal de José Miguel Bolívar. Desde años, conste en acta. Bueno, también, claro está, leí y subrayé bien su su libro Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD.

Seguramente que sigo enrocado en mis 5S digitales (5SD) porque forma parte de mi trabajo de consultoría cotidiano. Hago formación (con diferentes formatos) y también implanto proyectos en muy diferentes organizaciones. Ahora mismo, por ejemplo, estoy con un caso estupendo en una empresa de máquina herramienta en la que tenemos que dibujar el espacio que ocupan la clásica arquitectura de organización de archivos y carpetas en una unidad de red, las prestaciones que ofrece Microsoft Teams a través de un equipo y el omnipresente correo electrónico. El proyecto de 5SD es, básicamente, una reflexión organizativa que hay que plasmar en una propuesta concreta. Porque en 5SD vivimos de los resultados que consigamos. Como decía, una cosa es la teoría y otra aterrizarla en la práctica.

GTD y 5SD parten de un principio común. Me sirve algo que José Miguel Bolívar explica muy bien en el libro que os citaba (pág. 46):

… confiar en la buena intención y en la memoria es un pésimo hábito desde el punto de vista de la productividad personal. Es malo porque, como tú ya sabes, un gran porcentaje de los compromisos gestionados de esta forma acaban incumpliéndose o cumpliéndose tarde. Pero, sobre todo, es malo porque usar la memoria para gestionar compromisos produce una cantidad considerable de estrés.

En 5SD partimos de listas de necesarios. Todo empieza por decidir qué sí nos hace falta y qué no. GTD también te obliga a pensar. Es tan importante lo que haces como lo que no haces. Por eso ambas metodologías se construyen sobre un ejercicio potente de asertividad. Y hay que plasmarla de forma explícita en soportes que liberen nuestra memoria. En 5S lo llamamos gestión visual.

A partir de aquí GTD propone cinco pasos (casualidad que sean cinco, como en 5SD): recopilar/capturar, procesar/aclarar, organizar, evaluar/reflexionar y hacer. Por supuesto, todo ello de la mano de una jerga en la que los conceptos se definen de manera unívoca. Aquí es donde deja de servirme, porque el marco conceptual de 5SD ya me proporciona un conjunto de elementos que, juntos e interrelacionados entre sí, conforman lo que hoy en día llamamos el canvas de las 5SD. En donde yo me pierdo –el detalle del marco conceptual de GTD– es donde, supongo, radica su valor. Pero es que ya lo tengo con 5SD.

Recopilar/capturar es el cimiento común. En GTD lo que entra en su sistema se debe: eliminar, archivar, incubar, delegar, hacer o aplazar. No me sirve porque me conduce por un camino demasiado restrictivo. Pierdo su poder liberador porque 5SD ya me dice cuál es el siguiente paso y no es que el propone GTD. Así pues, me llevaría al conflicto. Aunque la segunda S, la que nos habla de ubicar e identificar, me permitiría usar las seis decisiones a las que me conduce GTD. Pero si sigo ese camino, me pierdo.

GTD va de lo que hay que hacer o no y cómo organizarse para hacerlo de la mejor manera posible. 5SD hurga mucho más en la organización colectiva. No se centra exclusivamente en la toma de decisiones. Su ámbito natural tiene que ver con los procesos, con un equipo, con lo colectivo, con lo que se comparte, con flujos que implican a diferentes en una construcción común. Y ahí cada cual puede encontrar sus dosis adecuadas de efectividad, no me cabe duda.

A estas alturas de partido no puedo usar GTD. Me perdería en su detalle. Creo que en 5SD intentamos despegarnos más de lo concreto y trabajar la lógica de lo que hacemos (aunque la perspectiva de GTD juega en la misma liga). Como hay equipo de por medio, tenemos que poner en valor los consensos y lo posible, no lo perfecto; pero sí lo posible. A veces me parece que GTD va demasiado lejos con el dogma. Claro que lo mismo me podría decir a mí cuando hablo de 5SD. Y siempre nos explicamos diciendo que lo que importa es encontrar el sentido.

5SD se harta de explicar que lo más difícil es mantener operativo el sistema propuesto. Cuando GTD habla de revisar creo que está mirando al mismo objetivo. Cambiar hábitos no es fácil. Las revisiones diarias, semanales o mensuales a las que conduce GTD mantienen un paralelismo con lo que proponemos desde 5SD: revisiones periódicas a las que sumamos elementos que ayudan a detectar rápido las desviaciones.

En fin, no me cabe duda de que 5SD y GTD buscan conseguir perspectiva sobre el trabajo, sobre lo que es relevante y lo que no, sobre lo que no hace falta y lo que sí. 5SD es una evolución de un método que surgió en un entorno industrial de la mano de Toyota. Miraba a lo físico. GTD siempre ha mirado al trabajo del conocimiento. Son dos metodologías diferentes que comparten filosofía. Yo no uso GTD. Claro que releyendo ahora el artículo al completo me doy cuenta de que demasiadas veces estoy repitiendo que sus prácticas –no solo su filosofía– no son tan lejanas a lo que hacemos en 5SD. Quizá, en el fondo, también aplico GTD. No, no lo hago. Otra cosa es que mi respeto por quienes trabajan con esta metodología me lleve a pensar que, bien aplicada, es absolutamente recomendable. Pero yo no puedo usar GTD aunque pueca comprar muchos de sus principios.

Imagen de Walter Knerr en Pixabay.