Documentos e información

Comparto por aquí un pequeño artículo que me pidieron para la revista Qualitas Hodie (¿alguien sabe si tienen web?) y que han publicado en su número de diciembre. Tiene que ver con un complejo proyecto para organizar información y documentación en Inguralde todavía en curso. El caso es que comenzó como una colaboración para 3-4 meses tratando de aplicar principios de 5S al tratamiento de la información y se ha ido extiendiendo en el tiempo… tanto tiempo como le asignamos. Ley de Parkinson que se confirma.

Se trata de un proyecto que entrelaza muchas de las contradicciones actuales. En el fondo: taxonomías frente a folksonomías, disciplina frente al fluir caprichoso de la información. En cualquier caso, creo que este tipo de proyectos acaban suponiendo mayor aprendizaje mientras se llevan a cabo que no por sus resultados finales… que uno no sabe si algún día llegarán.

Además, toda la orientación a procesos que muchas organizaciones pretenden complica sobremanera la gestión de la información. Requiere la eliminación de tabiques y repensar incluso estructuras físicas de compartimentación de espacios. Mucho lío, mucho. Pero en el fondo lo pasamos bien.

Dejo acceso al PDF escaneado de la revista y por si sólo quieres algunos extractos, (incluyendo homenaje a mi amigo Telémaco):

La información que manejamos llega en forma de constantes torrenteras. La bandeja de correo electrónico arremete contra los desvalidos usuarios sin piedad. El número de correos que se reciben crece sin parar, sean spam o sean fundamentales para el trabajo. Y parece que no hay forma de pararlo. La información fluye ¿libre? en cualquier organización. Bien que no es, por supuesto, del todo libre, pero cada vez resulta más complicado encerrarla entre cuatro paredes. La digitalización ha traído consigo un flujo casi imparable.
En Inguralde, como en otras organizaciones, organizar la información y los documentos asociados es una tarea digna de Sísifo. Subimos la piedra hasta lo más alto de la montaña a sabiendas de que vamos a tener que recular y volver a empujar perseguidos por alguna extraña maldición. Pero no cabe duda de que se necesita empujar la piedra, porque en el propio acto de empujarla estamos generando salud para el conjunto de la organización. […]
Modificar la organización de los documentos es modificar actitudes, estructuras y modelos mentales. Y es un camino con final incierto, si es que alguna vez puede tenerlo. En Inguralde hemos utilizado algunas tácticas que nos vienen de la metodología de las 5S. ¿Por qué utilizar esta herramienta tan asociada al mundo industrial, a la taladrina, las estanterías y el control de los flujos físicos? Porque encierra una lógica interesante para la gestión de la documentación. […]
Cuando pasamos a una gestión colectiva de la información comenzamos a negociar cesiones. La experiencia nos dice que sale contenido de carpetas individuales para desplazarse hacia las carpetas de los procesos y otras zonas comunes. Tengo que fiarme de que el sistema será suficientemente robusto. Pero este paso da miedo las más de las veces. No hay que descuidar, por tanto, en cualquier implantación de un sistema de gestión documental, la labor de diálogo, de escucha, de conversación constante y de visión global. Si las personas no ven beneficio en el nuevo sistema, las probabilidades de que se mantenga en el tiempo decrecen. […]
La experiencia en Inguralde nos enseña que organizar la información es hablar de la forma en que trabajamos: cómo funcionamos en equipo, cómo llegamos a consensos, cómo negociamos las diferencias, cómo admitimos las excepciones. Tiene que ver con las personas, más allá de la lógica formal de procesos y subprocesos. Cada vez disponemos de más y más información. Pero no siempre está conduciendo a trabajo más eficiente. La organización de la información debe seguir a la estructura de procesos pero, dicho esto, sólo con cualificación de las personas y a través de un diálogo constante, acabará por asentarse.