10 herramientas para hacer más fáciles las 5S digitales

Cuando implantamos proyectos de 5S digitales, sí o sí toca echar mano de diferentes herramientas y funcionalidades para mantener la tensión de una organización lean de los flujos de trabajo y de la documentación en soporte digital. Siempre insistimos en primero es la metodología y luego vienen las herramientas. Además, hoy son unas y mañana son otras. Importa entender lo que está detrás del uso de las herramientas. Es actitud, sobre todo.

En cualquier caso, las herramientas están aquí para ayudar. Vamos con una lista que puede ayudar a entender que con ellas las 5S digitales pueden ser más fáciles de aplicar. Ten en cuenta que hablamos de entorno Windows.

1. Tree Size

Una auténtica navaja suiza. Es de esas herramientas que te facilitan un control absoluto sobre lo que sucede con tu documentación digital. Obtienes diversas perspectivas para saber qué está sucediendo: desde lo que ocupan los ficheros en función de diferentes criterios hasta lo que no estás usando y, quizá, pudiera pasar a mejor vida. Además, puedes buscar duplicados, rutas largas en tus ficheros o casi cualquier cosa que se ocurra. Tiene una versión gratuita muy básica y luego otras de pago. Fundamental para mapear lo que tienes en una determinada unidad o carpeta.

2. Lupas Rename 5.0

En 5S digitales trabajamos de forma intensa los criterios y las nomenclaturas para identificar carpetas y ficheros. Por eso necesitamos herramientas de renombrado masivo. Hay muchas. En mi caso la que empleo es Lupas Rename 5.0, con la que puedes hacer casi de todo para renombrar en bloque los ficheros que quieras. Por cierto, sin ningún tipo de instalación también es posible cambiar el nombre en bloque a ficheros en Windows: botón derecho, «cambiar nombre».

3. PowerToys: cambio de tamaño de imágenes

Las PowerToys son un conjunto de funcionalidades que añaden poderes para mejorar la experiencia de uso del sistema operativo. Entre ellas, una que me parece relevante si de vez de cuando tienes que modificar el tamaño en píxeles de una imagen (o de muchas). De nuevo, el botón derecho hace magia. Puedes preconfigurar determinados tamaños para que el proceso sea aún más rápido. Requiere, claro está, la instalación de las PowerToys.

4. El portapapeles

Esta suele ser una de las funcionalidades a la que menos partida sacamos, pero no me resisto a hablar de ella por su sencillez. Simplemente, mediante la combinación de teclas Windows + V puedes acceder al contenido del portapapeles. ¿Por qué esto es relevante? Porque puedes anclar lo que te dé la gana para tenerlo accesible en todo momento: desde un texto que tienes que incluir a menudo en un documento hasta una imagen que insertas con frecuencia. En fin, lo que quieras: ahí está a mano.

5. Macros y barras de herramientas de acceso rápido

La filosofía de las 5S digitales no solo tiene que ver con organizar ficheros y carpetas. También aplica a la forma en que trabajamos con cada una de las aplicaciones. Si haces uso de la ofimática del entorno Office, los clásicos Word, Excel y PowerPoint, tienes dos funcionalidades muy «5S». La primera es la posibilidad de crear macros sencillas para, por ejemplo, insertar una imagen, esto es, una forma alternativa a la que explicábamos en el punto anterior. Además, dispones de una barra de herramientas de acceso rápido para tener ahí tus comandos más habituales.

6. Foxit Reader

En la actualidad el uso de ficheros PDF está muy extendido. Es importante emplear una aplicación con la que nos sintamos a gusto y que nos ofrezca funcionalidades para trabajar con un PDF más allá de que podamos abrirlo. Foxit Reader es un lector gratuito que te permite bastantes cosas más que subrayar o firmar un documento. Solo por el empleo de marcadores ya merece la pena. Recuerda que (casi) todo es pedefeable. Así que mediante el empleo de marcadores puedes navegar de forma ágil por documentos extensos.

7. PDF Sam Basic

Segunda herramienta para trabajar con PDF. ¿Por qué no unir varios en uno, extraer ciertas páginas o dividirlo en varios ficheros? Insisto, cuando casi todo es pedefeable, componer documentos PDF bien organizados es fundamental. Por supuesto que luego también tenemos herramientas online gratuitas para otras funcionalidades, como la posibilidad de comprimir uno de estos PDF que van cogiendo volumen al juntar en ellos mucho contenido.

8. Easy Context Menu

En las 5S digitales nos obsesionemos por tener a mano lo que usamos a menudo. Hacer clic con el botón derecho del ratón es eso: un clic, un solo clic. De ahí que sea importante tratar de controlar a qué accedemos con ese clic. No es tan fácil, pero hay herramientas que nos permiten jugar con las posibilidades de este gesto. Si tengo que firmar digitalmente un documento a menudo, mejor que la aplicación para hacerlo esté ahí accesible. Es un ejemplo. Las PowerToys que citábamos antes también aparecen en ese botón derecho. Easy Context Menu te permite añadir o eliminar ciertas opciones.

9. Custom Folder

En la implantación de las 5S en entornos físicos, sea en taller o en oficinas, empleamos muy a menudo los colores para facilitar la identificación de piezas y materiales. En las 5S digitales existen aplicaciones para asignar color a los iconos de las carpetas. Bueno, color o una determinada imagen que puede ser incluso personalizada. El inconveniente es que lo que un usuario ve por la personalización que ha llevado a cabo no es lo mismo que verá otra persona. Así pues, este tipo de herramientas nos servirían, sobre todo, para un uso personal. Una que yo uso (hay muchas): Custom Folder.

10. XMind

Por supuesto, no podía terminar este decálogo de herramientas con una alusión al empleo de los mapas mentales para organizar el contenido. Es algo de lo que escribí aquí mismo recientemente. En las primeras etapas de las 5S digitales, cuando tenemos que consensuar un árbol de contenido lógico, conviene echar mano de este tipo de herramientas. En mi caso, como ya comenté, empleo XMind. Y creo que ya no podría prescindir de esta joya.

Pues hasta aquí la lista. ¿Empleas alguna otra herramienta que encaje en la filosofía de las 5S digitales? Pues sería un detalle que nos la dejaras en comentarios 🙂

Imagen de Devon Breen en Pixabay.