La vuelta a las reuniones presenciales… y a sus malas costumbres

Poco a poco veo que la agenda me va sacando de mi cueva. Cada vez son más las reuniones de diverso tipo que comienzan a abandonar su formato online y vuelven a la presencialidad. Sin ir más lejos, ayer tenía prevista una reunión online que finalmente se trasladó al formato presencial. Fue una buena oportunidad para caminar a paso tranquilo hasta Deusto, aquí en Bilbao, y atravesar el parque de los patos (siempre llamaremos así al Parque de Doña Casilda de Iturrizar). El césped se veía precioso producto de una primavera que ya no oculta su presencia. El día, además, estaba radiante, con un cielo azul espectacular.

La reunión, inicialmente de doce a una del mediodía, se alargó hasta casi las dos. Cuando volví a mi cueva no pude dejar de pensar cómo habría ido si la hubiéramos hecho online. En general, creo que el formato online incrementa la probabilidad de cumplir el horario. De entrada en la agenda el tiempo aparece visualmente asignado a una franja con un principio y un final evidentes. Nada de que te convoquen a una reunión a una hora. No, la convocatoria incluye una hora de comienzo y otra de final. El tiempo, esa variable tan compleja, está más presente. Hay que terminar a una determinada hora.

De no haberme convocado presencialmente, me habría perdido ese estupendo paseo hasta Deusto. Saludé de primera mano a gente con la que hacía tiempo que no coincidía y gané calidad en la relación. Sí, el formato presencial, el de toda la vida, nos aporta una calidez que no hay que desdeñar. A fin de cuentas, somos seres sociales y ahí, en esos momentos en que compartimos tiempo y espacio, se evidencia la pasta de la que estamos hechos. Sin embargo…

La forma en que distribuyo el tiempo de reuniones en mi agenda es mucho más sencilla. El aprendizaje de estos dos últimos años ha sido brutal. Hoy siento que mi efectividad en una reunión online ha crecido muchos enteros respecto a la manera en que comencé a hacerlo. Aunque supongo que aún queda algo de sobreactuación frente al formato presencial, la tecnología ha empezado a diluirse. Está presente, pero ya no es invasiva. No requiere apenas una gestión específica. Está, sin más. Se ha convertido en un medio (casi) tan natural como el presencial.

¿Cuál será la dosis adecuada de formato presencial/online en las reuniones que implica un proyecto? Depende mucho del tipo de proyecto, del contexto, de la distribución geográfica de quienes participan o de sus competencias digitales. En breve —seguramente ya a la vuelta de la ruta de dos semanas en bici que comenzamos este sábado— escribiré sobre una reciente experiencia: un proyecto de reflexión estratégica que, por primera vez, he llevado a cabo enteramente a través de un formato online. Quizá se dieran las circunstancias adecuadas, la tormenta perfecta, pero creedme si me preguntan hoy, mi respuesta es clara: no quiero una vuelta sin más, porque sí, al formato presencial. Quiero seguir haciendo reuniones online y pienso que la mayoría deberían plantearse este formato de manera preferente.

Puede que lo que estoy escribiendo sea un simple pataleo ante una reunión presencial que no fluyó, desde mi punto de vista, como debiera. Al entrar en la sala de reuniones, casi de inmediato, sentí la relajación frente al tiempo. Aquello no iba a terminar a la una, tal como estaba previsto en mi agenda online. No sé si fue una especie de catarsis colectiva por la que bastante hemos sufrido como para ahora autolimitar el contacto directo.

En fin, que el aprendizaje de estos dos últimos años en los entornos digitales de trabajo me conduce a esta reflexión: sí, el contacto directo e inmediato entre personas aporta un valor extra, pero quizá por ello haya que volver a insistir en que una reunión, o la haces bien o corres el riesgo de ir dejando muchos muertos en el camino.

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