15 prácticas de 5S digitales en el correo electrónico

Comenzamos la semana con un post que hace tiempo debía haber escrito. En los programas de 5S digitales suele ser muy habitual que, cuando llegamos a la 3S, esa en la que identificamos los focos de suciedad, aparezca el maldito correo. Por ejemplo, un foco de suciedad evidente es el envío de ficheros adjuntos. Si en un origen el fichero era único, al adjuntarlo a un correo electrónico, se reproduce por arte de magia: a partir de entonces puede haber tantos como personas hayan recibido el correo. Además, a saber lo que cada cual hace con ese fichero: puede que se quede a vivir dentro del correo, que se guarde allá donde creamos conveniente con el nombre que traía, que le cambiemos el nombre o incluso que lo editemos, hagamos cambios y lo guardemos… vete tú a saber dónde. En definitiva: un follón.

Mañana, martes, tengo un pequeño taller en el que he inventariado algunas buenas prácticas con el correo electrónico. Allá va mi relación de antídotos para que tu correo electrónico no se vuelva un monstruo ingobernable. En este caso, las buenas prácticas se fijan en el uso de Gmail, pero son aplicables a otros lectores de correo.

1. La peor decisión con un correo es la que no tomas.

No conviene procrastinar con un correo. Por defecto, quedan ahí, en la bandeja de entrada. Si no haces nada, no hay magia que los saque de ahí. Cuando, de repente, se comienzan a acumular, el trabajo se pone feo. Llega un momento que puedes perder la batalla y Diógenes empieza a apoderarse de tu correo electrónico. Hazlo: archívalo, contesta, elimínalo. Sea lo que sea, haz algo.

2. Cada correo en su casillero: etiquetas.

Ya lo hacíamos con el correo clásico, en papel. Llegaba y lo clasificábamos en casilleros. Ahora es lo mismo, pero con un nuevo concepto: la etiqueta. Y sí, puedes crear etiquetas y subetiquetas. Esa arquitectura debería reflejar tu organización mental, la que aplicas también a ficheros o incluso a tus tareas.

3. Ambrosio, haga el favor de clasificarme automáticamente el correo: los filtros.

Nuestro mayordomo es capaz de trabajar de forma automática y arreglarnos la bandeja de entrada para que luzca prácticamente vacía. Si antes decíamos que hay que usar etiquetas, Gmail (y otras aplicaciones de correo) permiten el uso de filtros que hacen con el correo lo que le digamos. Una acción lógica puede ser etiquetarlo cuando cumple cierta condición, ¿no?

4. Vale, mejor si aprendemos a emplear bien la superbúsqueda de correos.

Porque, al menos la de la Gmail, hay que reconocerlo, es una superbúsqueda. Puedes afinar la búsqueda todo lo que quieras. Así que, lo has adivinado, la tentación de no clasificar tu correo vive arriba, en la barra de búsqueda.

5. ¡A jugar! Pintamos y coloreamos nuestros correos.

Entre tantos correos, los colores nos pueden ayudar a distinguirlos rápidamente. En 5S físicas empleamos el color en la 4S para detectar de forma rápida si algo no está bien. En el correo de Gmail dispones de colores para las etiquetas y también tienes a tu disposición una serie de marcadores con formas y colores diferentes para marcar aquellos correos que lo merezcan.

6. ¿Borrar? Qué y cómo eliminar: Google Takeout, por favor.

Una buena práctica es, evidentemente, borrar correos. ¿Cómo hacerlo y quedarte con la tranquilidad de que, por si acaso, los podrás recuperar? En mi caso, por ejemplo, cuando termino un proyecto y ha pasado cierto tiempo, los exporto mediante Google Takeout. Es decir, «salen» de la aplicación de correo y van a un ZIP que queda ubicado junto con los ficheros del proyecto en cuestión.

7. Ambrosio, me automatice algunos trabajos, por favor: las plantillas.

Nuestro mayordomo digital también nos puede ayudar con otra buena práctica: la contestación automática de determinados correos. Puede ser útil que tengamos ciertas plantillas preparadas para contestar correos con un mismo texto de partida.

8. 5SD también en el asunto y en el cuerpo del mensaje.

Las 5S digitales incluyen en su metodología una serie de prácticas que son, prácticamente, de aplicación universal. Pues bien, el asunto y el cuerpo del correo también pueden incluir algunos tips en este sentido: destacar texto en negrita o con color, contestar solo a aquello que nos interesa, modificar el nombre del asunto según cómo cambia el tema de conversación…

9. Correos y tareas, correos y calendarios. Cada cosa a su sitio: ¡¡2S!!

Cuando un correo electrónico tiene más sentido que se convierta en una tarea… no hay duda, mejor si lo llevamos a la aplicación de tareas (con Google Tasks, por ejemplo, esto queda a un clic). Y cuando el correo está sirviendo para convocar una reunión, mejor si lo llevamos al calendario, ¿no? Es decir, mejor si no usamos el correo para todo.

10. Comandos a un clic: el botón derecho es un invento.

Una vez que tienes seleccionado un correo en la bandeja de entrada, haz clic con el botón derecho. Esa es la magia: podrás acceder (a día de hoy, al menos) a 14 acciones sin necesidad de buscarlas entre las opciones de los menús. Entre ellas, algunas especialmente útiles pueden ser: reenviarlo como fichero adjunto, etiquetarlo, llevarlo a tareas o activar directamente una búsqueda de correos similares.

11. Práctica para detectar phishing.

Ya sabemos que buena parte de los virus y del malware que nos entra llega a través de los correos electrónicos. Así que no está de más que practiques al respecto. Mira a ver qué tal se te da detectar correos maliciosos empleando este cuestionario de Google.

12. ¡¡Adjuntos fuera!!

Nos acordamos de Mazinger Z, ¿verdad? Vale, eso si tienes una cierta edad. ¡¡Puños fuera!! Eso decía Mazinger Z cuando entraba en batalla para defender el bien. Pues con el correo electrónico lo mismo, pero pensando en los ficheros adjuntos. Créeme, los carga el diablo. Si puedes enviar enlaces (sobre todo si es un correo que envías a colegas de tu trabajo), mucho mejor.

13. Guardar correos como PDF

A veces puede convenir guardar un correo no en la aplicación de correo. Puede ser una forma de sacar algo de tu espacio personal (a fin de cuentas tu correo lo es) y llevarlo a un lugar común para que otras personas sepan del asunto. Pero también puede ser una manera de guardar solo algún extracto de un correo: por ejemplo, selecciona el texto que quieras e imprímelo como PDF.

14. Al terminar la jornada, bandeja de entrada vacía.

Ya lo estabais intuyendo, ¿verdad? Pues sí, la bandeja de entrada no es un lugar para almacenar los correos. Gmail dispone de la función «archivar» para eso. Conviene distinguir ambas.

15. El mejor correo es el que no envías o el que no recibes.

Menos es más. Esta es la regla que nos guía en las 5S digitales. ¿De verdad tienes que enviar ese correo? ¿Y qué me dices de ese correo que has recibido? ¿Deberías decirle a quien te lo envió que ni se le ocurra volver a hacerlo? Ya sabes que Ambrosio puede hacer cosas por ti: incluso eliminar directamente correos de determinadas fuentes o que cumplan ciertas condiciones. Un tipo eficiente, este Ambrosio.

Espero que te sean útiles los consejos. Nadie dijo que fuera fácil, pero sí, la bandeja de entrada vacía existe, aunque te cueste creerlo 😅