Este miércoles pasado llevamos a cabo un taller dentro de un programa KnowInn de Euskalit en el que estamos trabajando para que varias organizaciones implanten las 5S digitales. Ya sabéis de qué va: buscamos ser personas y equipos efectivos en los actuales entornos digitales de trabajo. Para ello usamos algunas de las técnicas que proceden del enfoque de las 5S. Siempre con filosofía lean, buscando hacer realidad aquello de que «menos es más». La del miércoles era la cuarta de las seis sesiones con que cuenta el programa. Una de las prácticas que compartimos fue la de reducir el número de ficheros con los que trabajamos.
En el fondo se trata de algo tan sencillo como incrementar la calidad del fichero individual. Hablo, sobre todo, de ficheros que generamos con ofimática, sea tradicional o colaborativa. Creo que la aplicación más sencilla de «menos ficheros» son documentos realizados con un procesador de textos, una hoja de cálculo y, por supuesto, un PDF. En mi caso debo decir que descubrí la utilidad de este enfoque cuando tuve que escribir mi tesis doctoral. Era el típico tocho de 150.000 palabras. Me daba respeto que aquel documento se me fuera en tamaño y que, además, se volviera complejo y lento para navegar por él. Hablo de un documento que, en este caso, estaba escrito en Word, es decir, con Office.
Esas 150.000 palabras, con 38 ilustraciones, 25 gráficos y 42 tablas ocupan 14 Mb. Es un fichero único por el que se puede navegar con fluidez. Si lo abres con Word solo tienes que activar el panel de navegación (F5 si lo hicieras con Libre Office) para poder moverte por la estructura de títulos y subtítulos. Un clic te lleva allí donde te interesa. La clave, por supuesto, es el uso adecuado de los estilos de título de primer, segundo y tercer nivel. No creo que convenga más complicación.
La versión en PDF del documento ofrece la misma estructura. Solo hay que tener cuidado cuando vas a guardar el documento en PDF. Si lo haces desde Word debes tener activada la opción de que trate los títulos como marcadores. El resultado es un PDF que, en mi caso, adecuadamente comprimido se queda en 5,6 Mb. O sea, las 150.000 palabras, 38 ilustraciones, 25 gráficos y 42 tablas ocupan ese espacio y permiten, como PDF con marcadores que ofrecen una navegación rápida por todo el texto.
Estoy hablando, quizá ya lo habéis adivinado, de menos documentos y de mayor volumen, pero bien estructurados. A lo mejor si pensáis en una tesis doctoral os viene a la cabeza un único documento. Si lo imprimiéramos lo veríamos fácil como un único objeto. Sin embargo, voy a poneros otro ejemplo y me decís si la lógica os puede ser útil.
Estoy realizando un MOOC titulado «Casos de transformación empresarial en la Nueva Economía«. Es un programa que «analiza los casos de empresas de distintos sectores para determinar las mejores estrategias de adaptación al nuevo entorno digital». Uno de los casos que se incluyen es el de Walmart. El MOCC te va ofreciendo una serie de recursos didácticos que puedes finalmente bajártelos en los correspondientes PDFs. Por supuesto, unos cuantos ficheros. De cada caso, varios ficheros. Y serán varios casos. Y otros cuantos más en un capítulo introductorio. Quizá al final, en total, estemos hablando de unos 30 ficheros.
Cada «lección» son varios ficheros. ¿Cómo los organizamos para navegar de forma ágil por los contenidos? La primera idea es negar la mayor: no quiero varios ficheros por lección, quiero solo uno. Si vamos a trabajar el caso Walmart, mi idea es que se convierta en un único fichero que identificaré como «Caso Walmart». Simple, ¿no? Además de PDFs, nos incluyen un árticulo muy interesante que está… en Internet. O sea, PDFs y un enlace web. Me da igual. Hoy se puede pedefear sin mayores problemas un enlace web. A las malas puedo hacer un copia/pega del texto y luego hasta organizarlo con marcadores.
Para que al final nos quede un único fichero nos hará falta:
- Que cada PDF tenga marcadores. Necesitarás un lector de PDFs que te permita insertar marcadores (yo uso Foxit PDF Reader) o hacerlo con la aplicación original con la que creaste el fichero.
- Unir varios PDFs en uno solo. Puedes hacerlo con utilidades online (hay muchas) o con un software instalado en tu equipo (yo uso PDF Sam). Eso sí, siempre con la opción activada de que te conserve los marcadores originales o de que cada nuevo documento se convierta en un marcador.
Este proceso hace que, en vez de guardar no sé cuántos ficheros, tengamos solo uno y que esta joya, además, nos proporcione una experiencia ágil de navegación por sus contenidos. Ten en cuenta que cuando hablamos, por ejemplo, de PDFs, contamos con la gran ventaja de trabajar con un documento normalizado. Si hablamos de consultar documentación, desde luego que una excelente alternativa es convertirla a formato PDF.
Menos es más. El mismo criterio puedes seguir cuando piensas en hojas de cálculo. El libro está pensando para contener varias pestañas. Quizá puedas tener menos ficheros porque has organizado los contenidos en varias pestañas. Es algo así como seguir el consejo de siempre de nuestras madres cuando éramos niños: Deja la habitación recogida. Pues eso: deja los ficheros recogidos… y si puedes agrupar varios en uno —sin volvernos locos—, te animaría a hacerlo. Conseguirás un entorno digital de trabajo más limpio y tardarás menos tiempo en encontrar lo que estabas buscando. No olvides la facilidad de buscar contenido dentro de esos documentos «únicos».
Sea porque te animas con documentos de texto u hojas de cálculo de mayor complejidad o porque conviertes a PDF documentos que luego reúnes en un solo con marcadores, considera la posibilidad de llevar a la realidad este principio de 5S digitales: menos es más. Algunas aplicaciones de «ficheros únicos» para simplificar la navegación podrían ser:
- Las actas de todo un año.
- Un proyecto que termina y que queremos dejar para consulta.
- Un curso realizado en el que nos han entregado documentación diversa.
- Varias ofertas que tuvimos que redactar antes de que nos adjudicaran el proyecto.
- La documentación de un congreso o evento al que hemos asistido.
En fin, que cada cual vea si algo de esto le aplica. Insisto, se trata de elevar la calidad de nuestra navegación por el proceloso mar de la documentación digital que tiende a infinito.