Menos es más: cuando la eficiencia pasa por eliminar recursos

Llevo ya un mes trabajando en un proyecto que rueda al completo sobre Microsoft Teams. Debo decir que no he sentido ninguna especial dificultad a la hora de comenzar a trabajar en este plataforma. Si bien estoy mucho más acostumbrado al entorno de Google, no me supone trauma alguno ponerme manos a la obra con el de Microsoft. Claro que una cosa es la ofimática tradicional (más o menos colaborativa) y otra un entorno directamente enfocado en la eficiencia de un equipo de trabajo.

Por otra parte, mirando tutoriales aquí y allá, hoy en día se observa una considerable profusión de vídeos porque muchos centros de enseñanza que trabajaban en entorno Office han dedicido usar Teams como plataforma LMS (Learning Management System). Si en mi universidad jugamos en la liga Moodle + Google, otros centros lo hacen en la de Microsoft. Son las peleas de siempre por quedarse con unos clientes que, en función de lo que usen cuando están formándose en estas edades tempranas, serán muy probablemente consumidores de esos productos mañana.

Respecto al proyecto que tengo entre manos, la urgencia es diseñar un entorno adecuado en Teams para llevar a cabo una serie de cursos online. Estamos hablando de un ámbito industrial con equipamientos de alta tecnología. La necesidad es virtud y la gente va a aprendiendo porque no hay plan B. Pero la sensación que queda es que se podría hacer mejor con un contexto optimizado para el tema que nos ocupa. Sí, para este tema en concreto; no para cualquier reunión de trabajo a través de Teams. Y es entonces, cuando te pones a diseñar ese contexto significativo de aprendizaje, cuando empiezas a encontrarte con algunos muros.

El primero (y es el que da origen a este post) es el exceso de oferta de recursos a nuestra disposición. Echo en falta un ejercicio básico de empatía: si soy quien diseña una aplicación como Teams creo oblilgatorio hacerme una preguna de base. Sí, una pregunta muy simple: ¿para qué quieres utilizar Teams? Bien, pues ¿por qué no hacer diseños modulares en función del uso que vayas a hacer del monstruito? Me refiero a disponer una serie de funcionalidades –y solo esas– que se centren en aportar valor para el uso que vamos a hacer. No necesito saber que existen otros tres millones de recursos. Me despistan. De nuevo el gran problema explicitado hace ya mucho tiempo por Barry Schwartz: la paradoja de la elección.

Este hombre explicó en un libro titulado precisamente así que el problema del exceso de oferta es doble: es probable que no sepas qué elegir y, además, cuando lo hagas quizá te quedes con la sensación de que lo has hecho mal porque no has sido capaz de valorar todas las opciones disponibles. Una versión más cruel de esta paradoja es la que se conoce como síndrome del aeroplano. Cuando en una avioneta el sistema de vuelo empezó a fallar fueron tantas las señales que produjo para quienes pilotaban la nave que no hubo tiempo suficiente de digerir aquel volumen de información. Más fue menos.

Insisto en que mi experiencia con Teams no está siendo nada mala. Como siempre me pasa, echo en falta una organización previa de los recursos para que quienes trabajan en el equipo no se pierdan entre canales, chats, cuadernos, tareas, archivos, wikis y el creciente número de posibilidades para configurar el espacio de trabajo. De ahí mi propuesta: ¿por qué no reducir a paquetes de prestaciones básicas en función del uso que se está dando a Teams? Seguimos, no obstante, mejorando día a día y trayendo flujos de información desde el correo electrónico hasta este entorno colaborativo. Con toda seguridad acabaremos siendo cada día más productivos. Pero me parece que será así no solo por descubir qué recursos añadir, sino también por descartar otra buena colección. Por eso, menos también es más.

Imagen de Joshua Woroniecki en Pixabay.