Trazabilidad en un proyecto de consultoría

by Julen

Como ya comenté ayer, este fin de semana tenemos taller de REDCA, la red consultoría artesana. Lo haremos, por segunda vez consecutiva, en TeamLabs y de ahí que hayamos acordado una sesión de trabajo abierta en la que compartir algunas prácticas que usamos en nuestros proyectos de consultoría artesana para ver lo que pueden ayudar en otros ámbitos. En principio allí estaremos Asier Gallastegi, Ana Rodera, Amalio Rey, Juanjo Brizuela y yo mismo para socializar nuestra experiencia profesional. En mi caso quiero detenerme en una práctica que suelo utilizar en proyectos de cierta magnitud. Me refiero a lo que denomino la trazabilidad.

Siempre he creído que es importante saber dónde estás y lo que queda por delante en un proyecto que puede durar, por ejemplo, un año. Al margen del contenido en sí, me parece fundamental, reconocer los pasos que vamos compartiendo. Para generar confianza en la relación necesitamos compartir la historia y en este sentido me gusta habilitar un cronograma muy sencillo que  voy actualizando a medida que el proyecto progreso.

Suele ser muy habitual que en los proyectos de esta relevancia habilite un sitio web para compartir la documentación. Me gusta que ahí se vean las fases del proyecto, aquellas que presentamos con la oferta y que son la forma en que concretamos nuestra aportación de valor. Puede ser una simple carpeta compartida en un Drive de Google o algo similar; no quiero liarme con otro tipo de soportes. Prefiero simplicidad y acceso fácil por parte de todo el mundo. Lo que interesa es que sepamos dónde estamos, qué es lo que hemos recorrido y qué nos queda todavía por abordar.

Este cronograma del que hablo es tan sencillo como una tabla con dos columnas. La primera refleja una fecha concreta y la segunda contiene una muy breve descripción de un hito concreto. Puede ser una reunión, el envío de cierta documentación, una decisión específica que hace pivotar el proyecto, un acontencimiento particular o cualquier otro aspecto que consideramos relevante para entender la narrativa de lo que está aconteciendo.

Es evidente que hay proyectos en los que aporta más valor y otros en los que su función puede ser menos relevante. A mí en particular me interesa siempre que el equipo implicado en el proyecto disponga de «luces» para hacerlo avanzar en la dirección correcta. Esto implica explicitar lo que hacemos. No es tanto documentarlo (que, por supuesto, tiene su relevancia), sino disponer de una herramienta muy sencilla que nos proporcione un cierto empoderamiento. Ver el camino a base de dejar migas de pan nos proporciona conciencia sobre lo que estamos desarrollando. Y en tiempos convulsos plenos de fragmentación, siempre interesa que sepamos que estamos conduciendo un proyecto que avanza en determinada dirección.

A veces tengo la sensación, sin embargo, de que hay algo que no hago bien. Me explico. Esta actividad de retransmitir el proyecto para mostrar su trazabilidad es una actividad que me suelo autoasignar. Y veo ahí, lógicamente, un riesgo. Parece importante compartir esa hoja de ruta y que sean las dos partes, proveedor y cliente, quienes alimenten el cronograma de actividades. Debo decir, no obstante, que suelo echar mano en muchas ocasiones de esta herramienta a lo largo del proyecto por lo que, en general, es un elemento bastante presente. Si hay algo que no está bien reflejado, sobra o falta, supongo que nos daríamos cuenta enseguida.

En fin, a veces hay quien me dice que vivo un tanto obsesionado por la estructuración. Puede ser, pero mi intención es contribuir a que se perciba que vamos avanzando. La oferta inicial del proyecto ya proponía normalmente unas fases de trabajo. Esta herramienta de la que hablo es simplemente el diario de lo que somos capaces de poner en marcha con nuestro leal saber y entender. Y me siento en la obligación de contribuir a devolver una especie de feedback constante de que sí, de que estamos progresando dentro de la complejidad que implica el proyecto.

El viernes intentaré explicar por qué lo hago y mostraré un par de ejemplos muy sencillos. Soy consciente de que parece una propuesta muy simple, pero a veces en lo simple está la clave, en conseguir que pequeñas piezas sumen para conseguir un conjunto poderoso de cambio y que tenga suficiente capacidad tractora. Un proyecto de consultoría básicamente es un proyecto de cambio y cualquier soporte que nos ayude a hacerlo realidad es bienvenido, ¿no? Por aquí va la propuesta, por contribuir a que el progreso que prometíamos con el proyecto se visualice y se comparta entre quienes conforman el equipo de trabajo.

P.D. Sé que me repito porque ya escribí de esto mismo hace unos cuantos años… pero lo rescato de nuevo para este taller 🙂

Imagen de Pexels en Pixabay.

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7 comentarios

amalio rey 19/02/2020 - 16:08

Hola, Julen. Buena práctica pero me queda tintineando lo que dices de que algo puedes estar haciendo mal xq parece que el cliente no usa tanto, ni alimenta, ese diario de trazabilidad. A ver si charlamos más de eso cdo nos veamos. De pronto, me pregunto si es verdad que el objetivo principal por el que haces eso es este: «mi intención es contribuir a que se perciba que vamos avanzando». ¿Crees necesario que se perciba eso (para ti)? ¿El cliente lo necesita? ¿Que tipos de clientes lo valoran y lo usan, y como son? Yo lo veo con una función simple de repositorio común para evitar tener que buscar por mails, pero no más que eso.

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Julen 24/02/2020 - 12:12

De nuevo volvemos a que cada proyecto es único. Los hay con necesidad de trazabalidad «externa» y con necesidade de trazabilidad «interna» con una presencia más activa del cliente. Quizá lo importante sea reconocer que es una variable a considerar. Luego la experiencia nos conducirá hacia determinada práctica.

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Angel 19/02/2020 - 20:18

Hola Julen, muy interesante. Yo estoy utilizando Trello para tener seguimiento de los equipos a los que acompaño.

Cada equipo es una ficha y voy actualizando cada contacto relevante como un comentario, que queda registrado. Quizás es interesante para un proyecto tipo 5S.

En este caso, respondiendo a Amalio, si tiene sentido para el cliente, porque es los acuerdos / deberes de las sesiones de seguimiento y toma de decisiones.

Y también requiere de mucha constancia. Lo más complicado. Abzs

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Julen 24/02/2020 - 12:13

Siempre que decidimos poner en marcha algún mecanismo de este tipo hay que asumir la constancia, estoy contigo ahí, Ángel. Gracias por la idea para nuestros proyectos de 5S 😉

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Juanjo Brizuela 20/02/2020 - 07:34

Me parece una buena idea. Lo cierto es que a veces, en proyectos de duración «media-larga», conviene saber el camino recorrido para no solo que se perciba sino sobre todo para que a mi entender se vea la verdadera dimensión que toma el proyecto y la intensidad del mismo. ¿Para justificar? Puede ser, como dice Amalio (o eso le he entendido) pero sí que creo que es importante ver y explicitar cada paso.

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Julen 24/02/2020 - 12:14

Como le decía a Amalio, cada proyecto puede requerir dosis diferentes de trazabalidad. Pero en general me parece que necesitamos un poco de claridad entre tanto bombardeo digital 😉

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17 años trabajando desde casa y no tengo claro qué consejos dar – Consultoría artesana en red 29/06/2020 - 06:17

[…] Siempre he sabido que me ayudaba a establecer los vínculos adecuados. Me ha gustado que los proyectos tuvieran su trazabilidad y transparentar todo lo que podía para que fuera evidente qué estaba haciendo y cómo. Mi campo […]

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