Creo que cada vez es más habitual: las organizaciones viven, de hecho, en un auténtico caos informativo. Son ya demasiados ejemplos los que veo como para pensar que esto es una cosa esporádica. Por fuera, la cosmética de gestión ha conseguido que parezca que existe un cierto orden en la información. Pero cuando sobrepasas la primera capa de pulcro barniz encuentras el auténtico caos. Los síntomas son evidentes:
- documentos replicados múltiples veces con versiones de todos los colores y formas
- buzones de correo electónico repletos hasta los topes con ficheros adjuntos y lo que haga falta
- documentos de dudosa autoría conviviendo junto al sacrosanto plan estratégico de la compañía
- usuarios que han conseguido (vete tú a saber cómo) saltarse ciertas prohibiciones oficiales y que disponen de herramientas que sus vecinas no tienen
- personas que comparten contraseñas como quien comparte caramelos
- gerentes que deciden que mejor usan su cuenta de gmail en vez de la corporativa, que a fin de cuentas se cuelga más veces
- gente que por si acaso se guarda todo en su disco duro, que vete tú a fiarte de las copias de seguridad de esta empresa…
No hay duda: el caos informativo es la condición más habitual de funcionamiento en el interior de nuestras organizaciones. Ahí dentro, desde el punto de vista de la información, el jefe ni es jefe ni es nada. Es simplemente uno más que trata de buscarse la vida como puede. Y quienes trabajan en sistemas de información pueden convertirse en los auténticos amos, por su poder de facto. Son quienes tienen la llave de dejarte vivir con ciertos privilegios. Ni gerente, ni jefe, ni nada. El caos vive contigo y búscate la vida, porque lo que hoy se organiza, mañana se desorganiza. Y la capacidad del humano de desbaratar los mejores proyectos de organización de la información tiende a infinito.
¿Que quieres Sharepoint? Pues muy bien, pero por detrás el humano impulsará el caos. Que no te quede la menor duda. ¿Que quieres un precioso sistema alternativo de gestión documental? Ya, pero el problema es que mañana por la mañana empezará desmoronarse. Tú organiza, que yo desorganizo.
Entonces, ¿qué hacer? No seamos pesimistas. Yo al menos veo cuatro soluciones:
- Un inmenso sistema de etiquetación social en el interior de la organización, para que al menos los humanos etiqueten el caos. Del.icio.us for ever.
- La eliminación progresiva de la ofimática, tal como la conocemos hoy en día, para pasar a un sistema de wikis fragmentados por áreas, proyectos o como quieras. Vamos, una red distribuida representada vía wikis.
- Un Google (más inteligente que el actual) capaz de buscar lo que quieres pero que al mismo tiempo vaya eliminando duplicados, triplicados, documentos que no se tocaron en el último lustro… o, si no eliminando, sí sacándolos de la circulación habitual para desplazarlos a un honroso «trastero de información».
- Educación, educación, educación. Me refiero al usuario. Necesita cualificación informacional, que diría nuestro amigo Cornella, antes que tecnológica, aunque ésta última es evidente que también es necesaria. Una persona que comprenda el valor de la información es el mejor predictor de que las cosas pueden funcionar en el caos.
Porque quizá el caos informativo sea un estadio avanzado de organización. Y puede que Nonaka y Takeuchi ya lo anticiparan hace 15 años cuando hablaban de las cinco condiciones para generar conocimiento en las empresas. Ya escribimos sobre ello antes por aquí: Nonaka y Takeuchi 2.0.
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5 comentarios
Mi voto es para la opción 2.
Después de muchos años dedicado a diseñar, crear e implantar sistemas de información me he vuelto totalmente muy escéptico.
No es práctico luchar contra ese innegable caos informativo a base de intentar intensificar el control del flujo de información por todas partes y de limitar las posibilidades de flujos no previstos.
El mundo cambia demasiado deprisa, y controlar la información es únicamente un intento de poner puertas al campo. Debemos esforzarnos y concentrarnos en facilitar el flujo de información y no en frenarlo.
Las TIC deben ser una herramienta, y no un freno. Muchas veces hemos llegado al absurdo de que sea más sencillo, rápido y ágil usar una libreta y un bolígrafo que un ERP. Y después nos quejamos de que el usuario se monte una «excel» por su cuenta. 🙁
Lo que aprendo yo con este blog….
🙂
Julen, no entiendo muy bien esto Un inmenso sistema de etiquetación social en el ….
Voto firmemente por la solución 4, educación y concienciación que por lo visto es la unica manera de luchar contra la condición humana.
telémaco, quizá la desparición de la ofimática como la hemos concebido hasta hoy sea un signo de que, efectivamente, se produce un cambio de paradigma, ¿no?
jofegaber, me refiero a que cuando colocas un fichero en algún sitio éste se etiquete y el criterio de búsqueda sean esas etiquetas y no tanto las carpetas o los tradicionales sistemas de búsqueda.
Tema clave este, el de la gestión de la caótica información. ¿Es caótica o esta distribuida?
La idea de la web semántica va por aquí y crearía cierta estructura a esta información distribuida, con etiquetas y otros recursos, de tal forma que es cada vez más fácil llamarla y usarla. El RSS va por aquí, y por ejemplo los buscadores como Google blogs Search permiten buscar por autor (aunque este tenga 8 blogs).
Aprender a fluir por la información es clave, y es educacional y … sobre yo lo veo como un tema de desarrollo de la conciencia personal.
Los wikis, los blogs y la web 2.0 crean estructura que nos acercan hacia la web semántica. Un gran paso. Los buscadores, y sobre todo nuevas versiones de lectores de RSS … incluso widgets que acercan la información RSS a tu blog … feavy, …
Yo soy optimista con respecto a la información, con cada vez más conocimiento, con herramientas potentes para archivarla y recuperarla, y con humanos cada vez más conscientes.
Para mi solo hace falta que nos acostumbremos a las nuevas formas de vivir en este caos creativo.
Las 4 soluciones que propones en realidad yo las veo como 4 «ladrillos» de «la» solución. No son alternativas.
El problema es que los usuarios también las percibirán como «ladrillos», sobre todo si se las impones y peor aún si no les enseñas (si quisieran aprender, claro)
Tengo cierta experiencia luchando contra el caos informativo (en una empresa más bien tirando a grande de las que tienen departamentos de sistemas potentes) mediante wikis, buscadores documentales e incluso blogs (como punto de entrada a una red de wikis). Cualquier cosa que nos pudiera sacar del infierno de las carpetas compartidas que nunca funcionan y de la versionitis en los documentos (words, ppts, excels) con la fecha y cosas como v1, v1.1, etc en el nombre viajando de buzón en buzón.
En general la aceptación y el resultado fueron un desastre.
El problema (visto a posteriori) es que hay un salto muy grande entre la ofimática que la gente conoce (malamente, pero más o menos se defienden) y las soluciones tipo web 2.0 ¿cómo cubrir este «gap»? Si tuviera que hacerlo ahora triplicaría el esfuerzo en formación y además incluiría herramientas que facilitaran el salto y que desgraciadamente no existen. Entre estas herramientas no puede faltar:
* un interfaz mail para los wikis (poner en CC: al wiki) que se encargara de extraer los attachments y colocarlos en su sitio además de crear una página para cada correo
* un método «for dummies» para subir documentos, casi seguramente una carpeta compartida (de las de windows) que automágicamente sube al wiki todo lo que le metes.
* capacidad de búsqueda dentro de los documentos (además de los tags, las páginas del wiki, etc), esto sería el download de documentos «for dummies»
* formularios para crear páginas en el wiki para evitar el síndrome del textarea en blanco (cosas sencillas como pedir el título de la página o los tags en un campo propio) y además evitar que la gente utilice la excel como base-de-datos-para-todo.
* versionado automático de los attachments
* otros (no quiero alargarme más)
El caso es que ningún software que conozca (quizás alguno comercial tip o SaaS) cubre todo esto y por tanto requiere una inversión (análisis, desarrollo, formación,…nada del otro jueves) que sólo puede acometerse (no por su cuantía, sino por que requiere mucha involucración) si la dirección cree en ello.
Seguirán en el caos informativo durante mucho tiempo.
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