Efectividad, también cosa de PDFs

Ya comenté hace unos días que el 16 de febrero arrancamos un nuevo programa KnowInn de 5S digitales de la mano de Euskalit. El objetivo es conseguir incrementar la efectividad de un equipo de trabajo –y efectividad entendida de forma diferente a productividad, tal como siempre ha sugerido José Miguel Bolívar en su blog– sobre la base de que aplique principios de lean management a la forma en que maneja información en soporte digital. Se trata de hacer más con menos, de apartar todo aquello que moleste para centrarnos en lo relevante y gestionarlo de tal forma que lo dispongamos a mano para reducir el tiempo empleado y evitar errores. Los programas KnowInn son prácticos: incluyen sesiones conjuntas y también horas de seguimiento individualizado por cada organización participante. Todo ello en un entorno online para implantar un proyecto piloto a lo largo de 3 meses. Un KonwInn es aprender haciendo.

Pues bien, de entre los diferentes aspectos que solemos abordar para ganar efectividad hay uno al que a veces no otorgamos suficiente relevancia: la forma en que trabajamos con los PDFs. Organizar información digital pasa por manejarse bien con los ficheros, esos objetos que conforman uno de los dos cimientos principales de nuestra arquitectura digital.

Un archivo o fichero informático es un conjunto de bytes que son almacenados en un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en expedientes, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.

En cualquier caso, es evidente que no se trata solo de optimizar la forma en que trabajamos con los ficheros. El otro gran cimiento, tan importante o más, tiene que ver con la manera en que hacemos fluir la información que contienen esos ficheros. Trabajar con la metodología de las 5S digitales es aceptar que el conocimiento es, a la vez, stock y flujo. En este artículo vamos a hablar de cómo stockarlo en un tipo muy particular de fichero: el PDF.

¿Por qué detenernos en este tipo de fichero? Porque un PDF es un estándar «independiente de plataformas de software o hardware» (puedes consultar una amplia lista de sus características en la Wikipedia). Es decir, si muchos de los ficheros con los que trabajamos necesitan una determinada aplicación para trabajar con ellos, este formato, en cambio, admite un amplio abanico de herramientas sin que por ello pierdas información. Aquí, claro está, radica una de las primeras lecciones a considerar: conviene elegir bien cuál es el software con el que vas a abrir estos ficheros y también, si llega el caso, con el que los vas a editar. Porque hace tiempo que sabemos que un PDF se puede editar, ¿no? De nada.

En general, cualquier archivo informático, esté creado con la aplicación que sea, es exportable a PDF. Puedes imprimirlo a PDF, puedes utilizar una de las múltiples herramientas de conversión a PDFs (sean online o instaladas en tu ordenador) o usar alguna de las prestaciones nativas en tu aplicación ofimática. El caso es que cuando llevamos un fichero a PDF estamos consiguiendo que lo podamos consultar sin tener la aplicación con la que inicialmente se creó. Pero no solo eso.

Cuando quieres simplificar el acceso a la información digital, menos es más. Esto quiere decir que, por ejemplo, puedes unir en un PDF varios archivos. Hay herramientas para unir varios PDFs en uno solo. Y si, además, eres un poco hábil y asignas marcadores a determinadas partes del PDF vas a facilitar mucho la navegación por los contenidos. Recuerda que en 5S digitales estamos ayudándote a que tú y tu equipo trabajéis de forma limpia, facilitando el acceso a los contenidos. O sea,  al final, estamos buscando que emplees menos tiempo en consumir información digital.

Cuando escribí mi tesis doctoral (más de 150.000 palabras, hazte una idea), mi obsesión era navegar de forma ágil por aquel tocho de información. En la actualidad las aplicaciones de ofimática facilitan esa tarea mediante el uso de títulos a lo largo del documento. Esto hace que se genere automáticamente un índice por el que moverse rápido de un lugar a otro. Da igual que hablamos de 500 páginas. La navegación es sencilla. Eso sí, quien genera el documento tiene que estructura ese fluir de un lugar a otro. Nada es gratis. Si quieres agilidad, ponte manos a la obra y trabaja con esos marcadores.

Las herramientas para abrir y trabajar con PDFs ofrecen distintas funcionalidades. Si vamos a trabajar de forma intensiva con PDFs, como decía, tenemos que elegir bien. En mi caso, por ejemplo, llevo años utilizando Foxit Reader (gratuita). Quizá al principio te pueda intimidar porque ofrece muchas opciones, pero si usas Microsoft Office verás enseguida que juega con menús contextuales muy similares. Además de una herramienta como Foxit Reader, es importante que tengas a mano herramientas para actividades como: combinar varios PDFs en uno, dividir uno en varios, extraer páginas, comprimir el espacio que ocupa, rotar la vista, etc. Sí, entre las competencias digitales básicas para la efectividad en un entorno digital de trabajo está la de trabajar bien con este tipo de archivo.

Por supuesto que un PDF que llega a tus manos puede sufrir transformaciones para que agregues valor en él. Hablo de subrayarlo, de garabatearlo o de hacer tus propias anotaciones y comentarios en él. Y también, no lo olvides, de insertar en él imágenes u otros archivos, de protegerlo con tu firma digital o de generar formularios. Así pues, en función de para qué vayas a utilizar un PDF, necesitarás unas herramientas u otras.

Cuando decía antes que en 5S digitales jugamos con el mantra de menos es más es en parte porque los PDFs nos permiten que en un único documento podamos agrupar diferentes piezas de información. Un ejemplo bien sencillo: en el consejo de dirección enviamos de forma previa la convocatoria y una serie de informes relativos a diferentes ámbitos. ¿Por qué tienen que ir cada cual por su lado si todos ellos conforman la documentación que se usó en el consejo? Un simple PDF con un marcador para cada pieza ayudaría a simplificar su gestión. Solo hay un fichero PDF por cada consejo. Menos es más.

De esto va nuestro KnowInn de 5S digitales, de cómo podemos generar un entorno digital de trabajo en el que somos más efectivas y efectivos. Si te animas, la matrícula está ya abierta: será del 16 de febrero al 11 de mayo. Nos vemos 😉

Imagen de Esa Riutta en Pixabay.