Reuniones online: la clave está más en el «antes» y no tanto en el «durante»

La nueva normalidad de reunión va y reunión viene a través de videoconferencia ha conseguido que, de una u otra forma, nos convirtamos en usuarias avanzadas de las tecnologías. Bueno, cada cual a su nivel, que esto va por barrios. A partir de las diferentes plataformas de videollamadas, que ya de por sí ofrecen determinadas prestaciones, la pregunta del millón es: ¿cómo consigo sacar partido al entorno online en una reunión y somos eficientes en ese tiempo que le estamos dedicando? Por supuesto, la respuesta tendrá que ver con para qué es la reunión. El objetivo que está puesto sobre la mesa marcará la dinámica. Nada que no sea lo mismo que hay que tener en cuenta en una reunión presencial de las de toda la vida.

En un «paquete básico» tiene que contemplarse, sí o sí, la edición colaborativa de documentos. Nada tan simple como abrir un espacio de trabajo en el que se pueda escribir, garabatear o añadir ideas a varias manos y en el que veamos, en vivo y en directo, cómo vamos sumando conocimiento desde cada una de las personas que participa. Si te mueves en el universo Google, compartiendo la pantalla de tu navegador puedes acceder a las herramientas que permiten edición colaborativa, algo que viene por defecto en el ADN de sus aplicaciones. Así que el primer y más evidente consejo es que te familiarices con la edición colaborativa.

Claro que esto pasa por el hecho, más evidente aún, de que necesitamos ciertas competencias digitales por parte de quienes participan en la reunión. Y no es tema menor, como te habrás dado cuenta de inmediato. Esta es una de las variables que entra en juego cuando queremos dinamizar una reunión mediante el uso de herramientas síncronas: el nivel de destrezas digitales. Triste sería que no consiguiéramos la participación necesaria porque quienes deben intervenir no manejan bien las herramientas. Por eso puede ser necesario un paso previo: cualificar.

Cuando antes me refería al entorno de ofimática colaborativa de Google, quiero pensar que estamos rebajando la exigencia de cualificación. Lo más sencillo, desde luego, es escribir. Eso lo puede hacer todo el mundo. Así que, depende de cuál sea la tarea entre manos, un documento de Google bien estructurado, con espacio para que cada cual escriba donde le corresponda y que luego se pueda poner en común, es ya un buen avance. Si a esto le añadimos en su caso algún sistema de votación (puede venir incorporado por la plataforma o usar otros tan sencillos como Doodle) para recoger la opinión de la mayoría, mejor que mejor.

Para mí es importante el «antes», lo que supone diseñar el formato del que vamos a partir para trabajar de forma colaborativa. En un contexto de trabajo de mejora en la gestión, de estrategia, de mentorización o en materia de emprendimiento, conviene pensar antes con qué tipo de «lienzo» vamos a trabajar. Puedes confeccionarlo antes de la reunión para que en el momento de llevarla a cabo las aportaciones se organicen según lo que te interese. Nosotros en la universidad tenemos acceso a Miro, un fantástico software que te provee de un buen número de plantillas. Para que te hagas una idea del «arsenal» del que puedes partir: diagramas de flujo, roadmap de producto, mapas conceptuales, business model canvas, worflow, PI Plannig (metodología Agile), timeline, diagrama de Gantt, planificador mensual, diagrama de Ishikawa, DAFO, lean canvas, project canvas, 3-hour brand sprint, Wardley mapping canvas, objetivos SMART, mapa de estrategia, balance scorecard, startup canvas, cadena de valor, las 5 fuerzas de Porter, la matriz BCG, análisis coste-beneficio, análisis PEST, las 4Ps del marketing, matrices de priorización… ¿Qué te parece? Por herramientas será.

Claro que Miro es un software de pago, pero la idea de colaborar a partir de un esquema previo es bien sencillo y lo puedes diseñar, como te decía, de forma previa con cualquier tipo de documento colaborativo con el que creas que tú y tus colegas os manejáis con soltura. Puede ser Google, pero también puedes usar Office 365, Zoho o cualquier otra. Si te pones a salsear por Internet encontrarás un montón de opciones.

Por otra parte, el software que utilices para la videollamada también trae ciertas prestaciones, más o menos según el que elijas. Puedes usar un minimalista Google Meet o algo con muchas más prestaciones como Webex, Zoom (o jit.si si te decantas por open source). Entre las utilidas que se agradecen: la pizarra virtual integrada, poder hacer streaming, el control sobre audio y vídeo de los participantes, mantener en sala de espera, el chat enriquecido, la gestión de intervenciones o la posibilidad de lanzar encuestas. Por supuesto que hay que tener en cuenta también la fiabilidad de la herramienta que elijamos y la seguridad que ofrece.

Por resumir la idea que quiero compartir, diría que no hay como preparar la reunión. Lo mismo que sucede con las que son presenciales. Según el objetivo, los temas a tratar y quiénes participan, habrá que generar un contexto de trabajo u otro. Siempre me iría a soluciones sencillas que luego permitieran escalar si la gente se anima y la experiencia es positiva. Por supuesto, realizaría alguna pequeña actividad de formación previa y no me olvidaría de algunos consejos básicos referidos a la calidad de la conexión. Me refiero al uso de cable en vez de wifi, a «limpiar» de otros procesos el sistema operativo mientras dura la reunión, a asegurar que sabemos configurar audio y vídeo y cosas así.

En definitiva, si ayer os explicaba que la ofimática clásica nos puede ayudar, hoy el asunto tiene que ver con un diseño de menos a más en la gestión de reuniones online. Y conste que Miro (no me pagan comisión) me parece una aplicación muy, pero que muy recomendable. Ahí lo dejo.

Imagen de chiplanay en Pixabay.