10 mensajes básicos de las 5S digitales para que entiendas su ADN

Son ya unas cuantas ediciones del programa de 5S digitales que canalizamos a través del formato KnowInn de Euskalit, de talleres vía BICAraba o de proyectos ad hoc. A diferencia de los programas de 5S tradicionales, dirigidos a entornos físicos de taller o de oficinas, la aplicación de la metodología de las 5S en el entorno digital requiere de actualizaciones constantes. El suelo bajo los pies –la tecnología– se mueve día sí y día también y no queda otra que poner al día las soluciones. Sabemos que siempre será así y disfrutamos con ello. El reto de la productividad en equipo es un aliciente.

En el fondo, por supuesto, la metodología es la metodología. Sirva esta perogrullada para justificar que hay una base inamovible de principios que provienen de la filosofía de las 5S. ¿Qué elementos conforman su ADN? Pues bien, aquí listamos 10 mensajes básicos que bien podrían conformar el ADN de esta metodología.

1. Menos es más: queremos trabajar con aquella información en soporte digital que es estrictamente necesaria. Nuestros sistemas de gestión tienen que cerrar las puertas (con cabeza) a la constante irrupción de informaciones que nos despistan. Quien dice «cerrar» dice «saber tratar» porque hay varias maneras. 5S te propone simplicidad y es un reto para que ejerzas la asertividad: ¿a qué le vas a decir que no?
2. Todo lo que sea de uso frecuente, a mano. No tiene sentido que actividades que realizamos varias veces al día nos requieran cada vez un buen número de clics. Dime qué usas fecuentemente y te diré cómo podrías ahorrar tiempo.
3. La tecnología tiene que trabajar para nosotras/os. Demasiadas veces lo que debería ser una ayuda se convierte en un calvario. En 5S sabemos bien que lo difícil es mantener los estándares de eficiencia que se suelen alcanzar tras la implantación. Pues bien, la tecnología debe automatizar (en parte) el mantenimiento de las 5S digitales.
4. Riesgos, los mínimos posibles. En 5S trabajamos siempre con la idea de que riesgos siempre los va a haber; de ahí que nuestra labor sea ponérselo lo más difícil posible a quien pretenda atacarnos. No vamos a diseñar desde aquí los grandes sistemas de ciberseguridad, pero sí que buscamos que cada persona usuaria asuma la parte de responsabilidad que le corresponde… que no es pequeña.
5. La organización de tu información digital debe seguir tu lógica y la de tus procesos de trabajo. En vez de que «nos organicen», las 5S digitales te proponen anticiparte y diseñar un entorno digital que extienda la lógica de tu actividad profesional. Si unas tareas se organizan en un flujo, ¿por qué no ver ese flujo en tus carpetas de trabajo? 5S quiere que el trabajo sea sencillo. Keep it simple, clever!
6. Lo digital tiene que recuperar el sentido común y ganar en evidencia. ¿Cuántas veces has tenido que abrir un fichero porque no sabes exactamente qué contiene? A veces hemos perdido la lógica por el camino. No se sabe muy bien por qué abandonamos el sentido común. Las 5S te retan a que ficheros, carpetas o cualquier otro elemento digital vuelvan a ser evidentes.
7. Trabajamos en equipo, por eso necesitamos consenso. Ya sabemos que las sociedades avanzadas del siglo XXI juegan la baza de la individualidad, pero el trabajo es, en gran parte, una obra colectiva. Los óptimos locales no se llevan bien con el óptimo local. Necesitamos hablar entre personas y llegar a acuerdos. Básicos, sencillos; pero acuerdos.
8. Siempre hay una tecnología dispuesta a ayudarte. La gran ventaja respecto a las 5S físicas es que en un entorno digital tus deseos serán cumplidos con casi un cien por cien de probabilidad. El arsenal de herramientas es de tal calibre que siempre encontraremos aquella solución que haga más fácil tu trabajo y que te ayude a una mejor gestión de tu tiempo. Sí, esta es la buena noticia: tenemos la herramienta que necesitas. Pero, cuidado, tú serás responsable del uso.
9. Las 5S digitales son ubicuas, están presentes en todas partes y todo el tiempo. Cuando trabajas con la metodología te darás cuenta de que siempre llevas puestas las gafas 5S. No molestan, se adaptan bien y ni te darás cuenta de que las llevas. Pero las llevas. Da igual que estés trabajando con un programa de ofimática, un gestor de tareas, el correo electrónico o con el ERP, las 5S te van a ayudar a que todo fluya mejor.
10. Lo perfecto es enemigo de lo bueno. Si no disfrutas con las 5S lo estamos haciendo mal. Hay que conseguir encontrar la dosis justa para vuestro entorno de trabajo digital. Los principios son universales, pero cada implantación es un caso concreto. Las personas somos diferentes y la combinatoria cuando trabajamos en equipo abre un campo de posibilidades enorme. Tus 5S deben ser tuyas y de tu equipo.

¿Cómo lo ves? Sí, en parte nadamos contra corriente porque reivindicamos small data frente a big data, porque vamos a los cimientos con propuestas muy básicas. Pero la realidad es que demasiada gente se mueve en entornos digitales por los que se ve sobrepasada. El volumen y complejidad de la información que manejamos nos desborda. Las promesas de que la tecnología nos va a resolver el problema en el que ella misma nos ha metido empiezan a no cumplirse. Puede que sea el momento de reivindicar una vuelta al origen: ¿aprendemos a pilotar la nave en vez de delegar en el vehículo autónomo? Definitivamente, vamos contracorriente 😉

Nota.- La imagen del post es de Ángel López de Luzuriaga ardiluzu y proviene de una jornada en la que nos graficó de manera fantástica las ideas que exponíamos Venan Llona y yo mismo. Mil gracias.