5S digitales y GTD, taller en la XIII edición de Optima Lab

Este pasado martes 10 de septiembre participé, junto a Venan Llona, en la edición número 13 de las jornadas Optima Lab. Preparamos un taller sobre 5S digitales sabiendo que jugábamos en territorio GTD. Por supuesto, en mi caso, decir GTD enseguida me conduce al trabajo que desde hace ya años vienen desarrollando José Miguel Bolívar y Paz Garde, compañeros de fatigas en REDCA, nuestra Red de Consultoría Artesana. José Miguel, por ejemplo, lleva ya 11 años con su blog Optima Infinito y no tengo duda alguna de su profesionalidad y rigor a la hora de enfocar la productividad personal.

Por mi parte, mi aterrizaje en las técnicas de 5S tuvo lugar hace más de 20 años cuando trabajaba en Maier. Como empresa industrial proveedora de las grandes marcas de automoción, sí o sí había que trabajar con la productividad metida entre ceja y ceja. Así que no había elección y las 5S se planteaban como una especie de cimiento para todas las demás mejoras de gestión que pudieran plantearse.

Las 5S proceden de una cultura determinada: la empresa japonesa de los años 60 y 70 del siglo pasado. En cierta forma, se inscriben en el milagro económico japonés de aquellos años. Maier, como cooperativa preocupada por su productividad, incorporaba con fe ciega un buen número de técnicas de mejora que llegaban de las empresas japonesas. Claro que teníamos como cliente, entre otros, a Toyota, el padre de la criatura; así que trabajar con metodología de 5S era lo más natural.

También debo decir que otros fabricantes como Nissan (antes de que fuera absorbido por Renault) nos ayudaban en la mejora de los procesos. De hecho habían desarrollado programas específicos como los Supplier Development Teams para trabajar en la mejora mediante actuaciones intensivas de cinco días de duración. Recuerdo que llegaban a la fábrica un lunes con la Nissan Serena y ¡manos a la obra! Para el viernes teníamos que mostrar resultados concretos de mejora en el proceso seleccionado. Lo recuerdo como auténticas experiencias intensivas de aprendizaje.

He leído en alguna ocasión a José Miguel que Dave Allen suele decir que «las personas que se acercan a GTD suelen ser, en general, las que menos lo necesitan». Es evidente que un buen predictor de éxito en cuanto a productividad de una persona o de una organización es la dedicación que se le preste. Quienes estaban en Optima Lab ni que decir tiene que son personas especialmente sensibilizadas con este asunto, por lo que respecto a las 5S tienen un privilegiado punto de partida. Es lógico que si te preocupas por hacer las cosas bien y a tiempo, sea más probable que lo acabes cumpliendo. Ya se sabe que las profecías tienden a su autocumplimiento. Creer que puedes y debes mejorar suele conducir normalmente a la mejora real. Pero, en fin, a lo que íbamos: 5S digitales y GTD, ¿qué tienen en común y en qué se diferencian?

5S digitales y GTD: parecidos y diferencias

De entrada lo más sencillo es ver GTD como una vía para la productividad personal y 5S como una vía para la productividad de un equipo, un proceso o una organización en su conjunto. Cuando desde hace ya un tiempo añadimos el adjetivo «digital» a las 5S no fue sino porque la transformación digital en curso nos conduce a escenarios de trabajo diferentes, en buena parte condicionados por una cada vez mayor tendencia a dinámicas big data. Lo digo porque 5S juega, en cambio, en la liga small data. Y creo que GTD hace algo parecido. Eso sí, ambas acaban condicionadas muchas veces por la obsesión actual por disponer de la herramienta milagrosa que lo solucione todo.

GTD y 5S digitales son métodos. Con mayor o menor fidelidad a las técnicas que proponen, no hay otra: tienes que aplicar el método. Luego, por supuesto, derivado de la implantación que cada cual lleve a cabo, habrá tiempo para personalizar. En esto se parecen como gotas de agua: son métodos sobradamente contrastados que deberían ayudar a ganar productividad. Dicho esto las dos implican una cierta cultura de sensibilidad por las cosas bien hechas. Diría incluso que, al final del camino, aunque no sea tan riguroso en el método, el beneficio va a estar ahí, porque nuestra forma de ser y estar ha quedado impregnada de lleno por su filosofía.

5S y 5S digitales van a cuestiones muy básicas, quizá más de lo que GTD propone. Desde luego hay puntos comunes que tienen que ver, sobre todo, con el tratamiento inicial de la información o de los objetos materiales. Ambas propuestas sugieren que hay que descargar el punto de partida. Más es menos si no se trata adecuadamente con el volumen actual de estímulos que nos llegan. Y no solo eso, de alguna forma, hay que clasificar lo que llega (ojo, porque las terminologías son distintas en GTD y en 5S). Creo que este es el principio común: lo peor es dejar que las cosas lleguen y nos inunden. En el fondo es un ejercicio básico inicial de asertividad. Nada como tomar la iniciativa y anticiparse para que cada cosa vaya a su sitio y cada sitio esté concebido para determinadas cosas.

A veces en los proyectos de 5S digitales observamos auténticos síndromes de Diógenes digitales. La capacidad de absorción que nos proporciona la tecnología es, curiosamente, la trampa que nos conduce muchas veces a la ineficiencia. Cuando todo podría servir (santificado por big data), la tentación de no eliminar nada es grande. Pero los humanos disponemos de una limitada capacidad de atención y ahí es donde hay que demostrar asertividad. Lo peor con la información que llega es no disponer de un método para tratarla.

El taller, como no podía ser de otra forma, fue muy interesante y hubo que buscar dónde las 5S digitales pueden aportar valor a lo que José Miguel y compañía vienen trabajando desde GTD. La metodología de las 5S conduce a trabajar con lógica: taxonomías compartidas, descriptores que ayuden a comprender la amplitud y variedad de lo que abordamos, criterios explícitos sobre qué guardar, qué no y cuándo desprenderse de algo o también qué debemos perseguir porque es especialmente importante.

Supongo que quienes participaron en el taller, Marta, Sergio, Jordi, David, Paz y José Miguel harán reseñas más concretas de esta decimotercera edición de Optima Lab. Para Venan y para mí fue un encuentro muy especial, porque siempre sacas ideas de quienes tienen semejante trayectoria en la mejora de la productividad. Aprendimos y también hicimos risas. Recibimos una impresionante e improvisada master class sobre selfies que no estaba en el guion inicial y que llenó la reunión de risas. El gerente, en gran parte, tuvo la culpa. Marta y los demás ya lo entienden 🙂